Как оформить представительские расходы пример

Чтобы активней развить бизнес, заключить важную и максимально выгодную сделку или прийти к долгосрочным взаимовыгодным отношениям с финансово привлекательными партнерами, организациям часто приходится проводить разного рода мероприятия, затрачивая на них массу средств. Списываются ли подобные траты, как представительские расходы, что к ним относится, облагаются ли они налоговыми обязательствами?

Что это такое

Подобные издержки представляют собой затраты фирм на проведение всевозможных переговоров (включая продукты питания, буфетное обслуживание), посещение гостями различных культпрограмм, нанятого со стороны переводчика, смета на прием.

Налоговый кодекс строго контролирует и ограничивает категории подобных издержек. Потому требуется грамотное составление отчетной налоговой документации и бухгалтерского учета, особенно в бюджетном учреждении, где за все платит государство.

Подобными издержками считаются затраты на сервис либо на приемы, сопровождение уполномоченных представителей, лиц, присутствующих на заседаниях правления либо прочих руководящих ячеек.

Роли не играет, где проводится встреча, в какое время или с каким числом участников переговоров.

Не важно, какой статус имеют приглашенные, результаты приема, заключены ли выгодные договора – подобные траты все равно будут попадать под эту категорию.

Что к ним относится

Представительские расходы в 2019 году представлены:

• буфетным обеспечением и транспортными затратами, связанными с официальными банкетами;
• издержками, обусловленными организацией переговоров, деловых ужинов, а также обслуживание приглашенных на этих встречах;
• зарплата внештатному переводчику при его найме со стороны.

Сюда же списывают и некоторые издержки в командировке. К примеру, сотрудник уехал в командировку, где встречался с бизнес-партнерами в кафе. Тогда сотруднику следует составить авансовый отчет, приложив подтверждающие документы.

Подобные траты заметно снижают налог на прибыль, поскольку составляют внушительную статью расходов в крупных корпорациях или предприятиях.

Но строгий контроль налоговых органов РФ требует грамотного подхода к составлению налоговой отчетной документации, связанной с ПР.

Относят ли расходы к представительским при УСН

ПР при упрощенной системе налогов могут снизить налогооблагаемую базу только в организациях, функционирующих по общей налогооблагаемой системе. В статье 346.16, описывающей категории затрат, способных уменьшить УСН расходы, ПР не прописаны. Опираясь на это положение, нельзя снизить размер налогообложения при УСН на подобные издержки.

Что не входит в состав ПР

Порой фирмы причисляют к категории представительских затрат издержки на банкеты, но по нормативам налогового учета они таковыми не являются. Представительские расходы в налоговом учете исключают:

• медицинское обслуживание приглашенных;
• организация развлечений для приглашенных лиц;
• санаторный отдых или в пансионатах;
• экскурсии, сувенирную продукцию, цветы;
• оформление банкетного зала;
• проживание, проезд, визовые издержки участников;
• корпоративные праздники;
• финансовое взаимодействие со своими же филиалами.

Подобные затраты предназначены исключительно для встречи представителей чужих компаний. Если банкет предполагает встречу приглашенных с дочернего филиала, то понесенные затраты не могут считаться представительскими.

Представительские расходы и налог на прибыль

Отличие подобных затрат заключается в возможности их использования для снижения налогообложения, но исключительно для фирм, ведущих бизнес на ОСН. Но есть определенный лимит их использования, составляющий 4 процента от объема трат на заработную плату сотрудникам в конкретном налоговом периоде.

Перечень зарплатных трат, как и ПР является закрытым, но они должны иметь экономическое обоснование. Отчет о представительских расходах требует обязательного документального подтверждения. Многие документы кроме первички подтвердят ПР.

Здесь работает принцип – кашу масло не испортишь. Чем больше документов будет предоставлено, тем меньше риск проблем с ИФНС.

Основным проявлением целесообразности подобных трат является их применение для укрепления взаимовыгодных отношений с бизнес-партнерами.

Нормирование представительских расходов

Отдельные пункты ст. 264 определяют процесс использования и нормирование ПР. Подобные издержки помогают налогоплательщикам сократить размер налогообложения. Данная величина составляет не больше 4% от трат предприятия на зарплату. Это единственное ограничение нормирования подобных издержек и налоговой оптимизации.

Шансы фирмы на снижение налогообложения повышаются в зависимости от величины трат на зарплату и ПР. Повысить норму затрат можно за счет увеличения зарплатных выплат, к числу которых можно отнести:

• тарифные выплаты, сдельные или оклады, надбавки и премии;
• оплата коммуналки, жилищной аренды, питания, обеспечение обувью и спецодеждой;
• северные, районные прибавки, за выслугу, выплаты в ФДПС и мн. др.

подробный разбор правоприменительной практики поможет максимизировать статью подобных издержек для оптимального налогообложения фирмы.

Какие документы их подтверждают

Единого стандарта документации для оформления затрат нет. Это обуславливается политикой компании. К документам по оформлению относятся:

1. Приказ директора. Объектом приказа выступает указание на проведение банкета с датой и целями, местом приема. Образец приказа на представительские расходы смотрите ниже, а бланк можно скачать на специальных бухгалтерских ресурсах.
2. Программа предполагаемого приема. Без приказа она недействительна, но прописывает подробные этапы встречи.
3. Отчет о банкете с комментарием. Его составляет назначенный сотрудник, прописанный в приказе, с подробным указанием результатов.
4. Смета приема. В ней расписывают конкретные расходы.
5. Акт на списание. В нем прописывается точный размер всех издержек, заверяется у главбуха и директора.
6. Бумаги, подтверждающие ПР. Сюда относят чеки, акты о проведенной работе.

Если предполагается рассмотрение споров и взыскание в судах общей инстанции, то приоритет есть у предприятий, позаботившихся о предварительной (смета, директорский приказ) и подтверждающей документации (акты).

Как оформить представительские расходы в 2019: пример

В бухучете подобные затраты в отдельную группу не выделяются, вписываются в категорию «прочие». Проводки таких трат обычно осуществляются по счетам 44 (торговые организации) или 26 (промышленные фирмы). Проще понять, как оформить представительские расходы, разобрав этот процесс на примере (см. фото).

Отчет о подобных издержках оформляется в свободном виде и фактически представляет резюме проведенного приема. В нем указывается дата банкета, результаты и издержки, кто обслуживал, число участвующих и подтверждающая документация.

Как списать алкоголь на ПР

Четкого списка с прописанными наименованиями подобных издержек нет. Налоговый Кодекс предусматривает лишь направление денежных трат, относящихся к ПР.

Сюда входят издержки на встречу контрагентов, перевозку партнеров на банкет и обратно, обслуживание буфетного типа. Официальная встреча может иметь характер делового завтрака/обеда/ужина в кафе.

Допускается самостоятельная организация фирмой на личной территории.

Подобную возможность и отмечают чиновники Минфина, есть немало подтверждающих примеров судебной практики. Потому учет представительских расходов может подразумевать и затраты на алкогольную продукцию.

Определение категорий ПР прописано в 264 ст. НК. Такие издержки используются организацией для снижения налогообложения, но в законодательно установленных пределах. Если же рассматривать издержки в рамках бухгалтерии, то их причисляют к прочим затратам.

по теме:

Источник: https://banks7.ru/chto-takoe-predstavitelskie-rashody.html

Представительские расходы

Одной из задач секретаря или помощника руководителя является организация мероприятий по приему представителей контрагентов – встречи, обеда или ужина, помощи при размещении в гостинице, обеспечения необходимыми канцелярскими товарами, подготовки небольших презентов.

Часто от того, как встречен деловой партнер, зависит, будет ли подписан так нужный организации контракт. В настоящей статье мы рассмотрим порядок оформления представительских расходов организации и дадим несколько советов по практической организации их учета и контроля.

Что это такое?

Что такое представительские расходы, разъясняет нам п. 2 ст.

264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ), согласно которому к представительским расходам относятся те расходы, которые организация осуществляет в рамках проведения официальных приемов и обслуживаний сотрудников других организаций.

Кроме того, к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания органов управления организацией.

Стоит заметить, что использование законодателем термина «участники» не совсем удачно, поскольку данный термин в действующем законодательстве применяется прежде всего к лицам, владеющим долями в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью.

Так, речь идет о лицах, участвующих в работе органов управления обществом. Отметим, что к ним относятся как сотрудники организации, т.е. физические лица, состоящие с ней в трудовых или гражданско-правовых отношениях (члены совета директоров, правления), так и приглашенные эксперты. В настоящей статье акцент делается на представительских расходах, связанных с ведением переговоров, поскольку именно с этим видом расходов наиболее часто приходится сталкиваться помощникам руководителя и секретарям-референтам.

Законодатель особо оговаривает, что к представительским расходам относятся:

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) как для приглашенных, так и для официальных лиц самой организации, участвующих в переговорах;
• расходы на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
• расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.

При этом указывается, что к данным расходам нельзя отнести расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такая оговорка сразу ставит крест на возможности отнести к расходам для целей налогового учета и оплату гида-экскурсовода, и совместный поход представителей компании с ее гостями в спортзал, на футбол или в сауну. Ниже мы рассмотрим эту проблему подробнее.

В плане налогового администрирования представительские расходы относятся к одной из проблемных областей учета – налоговые органы сплошь и рядом отказывают компаниям в принятии их к учету. Поэтому оформление подтверждающих такие расходы документов требует особого внимания.

Документальное оформление представительских расходов можно разделить на три основных этапа.

Первый этап: оформление общих распорядительных документов организации

Такие документы должны фиксировать порядок организации вышеперечисленных мероприятий, определять процедурно-организационные вопросы, внутренние процедуры и регламенты.

На этом этапе, например, можно предусмотреть, какие мероприятия должны быть осуществлены и какие расходы допустимы в зависимости от «категории» гостя.

Одно дело – встречать рядового снабженца одной из полусотни организаций-поставщиков и совсем другое – председателя правления инвестиционного банка, от которого зависит, будет ли модернизировано производство.

В крупных организациях обычно существует локальный нормативный акт (ЛНА), регламентирующий подготовку и проведение переговорных мероприятий, порядок заказа транспорта организации для обслуживания и привлечения сотрудников внутреннего бюро переводов или внешних переводчиков.

Средние и небольшие компании в большинстве случаев подобные документы не оформляют. Такой подход не является нарушением или ошибкой при условии, что в учетной политике определен порядок отражения представительских расходов в бухгалтерском учете организации, а в приложении к ней утверждена смета расходов.

Но стоит отметить, что учетная политика – это «узкий», специализированный документ, призванный решать задачи бухгалтерского учета, а с делегациями работают многие службы. Поэтому мы рекомендуем составлять в организации специализированные документы, определяющие порядок работы.

Причем они могут быть как общего (Пример 1), так и индивидуального характера (Пример 2).

ПРИМЕР 1

Приказ об организации работы с официальными делегациями

Общество с ограниченной ответственностью «Корпорация „Тау„»

ПРИКАЗ

Источник: https://www.profiz.ru/sr/5_2013/predst_rashodi/

Приказ о представительских расходах. образец и бланк 2018 года

Термин «представительские расходы» можно встретить в Налоговом кодексе в перечне затрат, которые понижают налогооблагаемую базу на прибыль. Потому основной вопрос в данной теме, это как оформить представительские расходы, чтобы их можно было учитывать при снижении суммы налога.

Что такое представительские расходы

Законодательство к представительским расходам относит следующее:

• затраты на проведение бизнес – мероприятий в которых принимают участие представители сторонних организаций с целью заключения деловых соглашений, либо сотрудники компании, участвующие в совете директоров (общем собрании правления);
• транспортные расходы, связанные с вышеуказанным мероприятием;
• услуги переводчика, при проведении данного мероприятия.

Сумма представительских расходов, участвующая в снижении прибыли не может быть более 4% от фонда оплаты труда за соответствующий период.

Представительские расходы: документальное оформление 2018 году

Для того, чтобы иметь возможность отнести затраты на представительские мероприятия к расходам, снижающим прибыль, необходимо правильно оформить все документы, их подтверждающие. Чаще всего при их оформлении используется три типа документов, – это приказ, отчет и акт.

По последним пояснениям в законодательстве обязательным является только отчет с прилагающимися к нему первичными документами о совершенных затратах. Но многие организации, предпочитают составлять полный пакет документов, особенно те, кто находится на упрощенной системе налогообложения.

Образец приказа на представительские расходы предприятия

Приказ на представительские расходы, составляется в виде распорядительного документа по организации, на фирменном бланке. Он содержит в себе информацию о намечающемся мероприятии, его целях и предполагаемых расходах.

Примерная структура приказа будет выглядеть следующим образом:

• реквизиты приказа (наименование организации, дата, номер, название);
• преамбула, раскрывающая цель составления приказа (краткое описание мероприятия);
• распорядительная часть приказа, указывающая, что необходимо подготовить для намечающегося мероприятия и устанавливающая ответственных лиц;
• подпись руководителя.

В приказе также может содержаться указании о необходимости составить отчет и акт на представительские расходы по завершению бизнес — мероприятия.

Отчет по представительским расходам: пример

Отчет также составляется в свободной форме и представляет собой резюме прошедшего мероприятия:

• когда и где было проведено мероприятие;
• его результаты и договоренности (либо их отсутствие);
• кто обслуживал данное мероприятия (стороння организация, либо все было подготовлено силами сотрудников компании)
• расходы на мероприятие (они должны быть подтверждены документально);
• перечень, подтверждающих документов, которые будут прилагаться к отчету.

Все подтверждающие документы должны быть в оригинале.

Акт на списание представительских расходов: образец

После проведения мероприятия составляется акт на списание представительских расходов. Бланк этого документа не утвержден, соответственно он может быть составлен в произвольной форме.

При его составлении обычно делается ссылка на приказ или отчет, либо он может идти приложением к приказу.

Составляется он комиссией и утверждается руководителем.

Затраты предприятия на проведение бизнес — мероприятий называются представительские расходы. Документальное оформление этих расходов необходимо для подтверждения их совершения. Для этого составляется приказ, отчет и акт на представительские расходы. Образец этих документов представлен ниже.

Источник:

Как составляется приказ о представительских расходах

Представительские расходы — это траты подотчетного лица в интересах компании, перечисленные в п.2 ст.264 НК РФ. Для их произведения необходимо оформить приказ, где будет указана сумма к расходованию, а также сведения о направлении представительских трат. Образец приказа можно скачать ниже.

К числу представительских расходов можно отнести затраты подотчетного лица на проведения различных мероприятий, встреч партнеров, деловых бесед, организация проживания гостей компании, их питания (например, завтраки, обеды с представителями контрагентов), траты на перевозку гостей фирмы до места их проживания, затраты на услуги переводчика для иностранных гостей.

Денежные средства для произведения подобных мероприятий выдаются в подотчет представителю компании на основании его заявления, обосновывающего траты. После согласования заявления с руководителем и подтверждения отсутствия долгов по ранее выданным авансовым суммам подотчетное лицо может получить денежные средства на представительские расходы.

Компания может установить нормы подобных трат на год вперед, ограничив размеры расходов нормами по различным видам представительских затрат. Приказ может быть издан в отношении конкретного мероприятия, которое нужно организовать компании, например, приказ об организации переговоров.

Как оформить приказ о представительских расходов

Если распоряжение составляется в целом по предприятию на год с целью установления норм представительских затрат, то отдается распоряжение установить данные нормы в определенном размере — далее приводится перечень расходов с указанием расходов в рублях на одного человека в сутки.

В таком приказе назначается ответственное за исполнение и контроль лицо. Такое документ составляется в начале года, на который составляется смета.

Если распоряжение издается в отношении конкретного мероприятия — переговоры, встреча, деловой обед и пр., то указывается соответствующий заголовок, кратко описывающий суть содержимого.

Далее вносится обоснования для издания приказа, например, «с целью проведения переговоров с ООО «___».

После пишется слово «приказываю», далее приводится список распоряжений:

1. Провести указанное мероприятие — указываются сведения о событии, которое нужно организовать, дате и месте его проведения, а также перечень лиц, которые должны данное мероприятие подготовить, именно этим лицам выдаются на руки средства на представительские расходы, связанные с указанным событием;
2. Сведения о программе проведения мероприятия, которым нужно руководствоваться назначенным лицам;
3. Производить представительские траты с учетом составленной для данного мероприятия сметы;
4. Подготовить документацию ответственными лицами о проведенном мероприятии и потраченных средствах — обычно отводится срок не более трех дней на подготовку отчетов, акта списания денег и прочие бумаги;
5. Оформить списание представительских расходов на основании документов, представленных ответственными лицами, в бухгалтерском учете, данное распоряжение обычно отдается главному бухгалтеру;
6. Назначить лицо, ответственное за контроль исполнения приказа.

Такой распорядительный бланк утверждается руководителем, после чего с ним знакомятся все проименованные в нем ответственные лица под роспись.

Представительские расходы документальное оформление 2018

Затраты на представительские мероприятия продолжают оставаться одними из самых спорных. Уж такова их юридическая природа. Что к ним относится? Как они нормируются?  Поможем снизить налоговые риски, расскажем как оформить в 2018 году и приведем образец проводок.

Мероприятия

При налогообложении можно учитывать представительские расходы. Документальное оформление в 2018 году при этом продолжает оставаться необходимостью. В эту категорию входят затраты на проведение следующих мероприятий:

1. Ведение переговоров с партнерами компании или клиентами. Сюда причисляют и контрагентов — потенциальных или ныне сотрудничающих с фирмой.
2. Заседания органов высшего руководства организации – совета директоров, председателей правления, наблюдательного совета.

Общепринятые разрешенные затраты

Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют такие:

1. Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы). В эту категорию входят траты на алкогольные напитки.
2. Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
3. Услуги и затраты на буфет.
4. Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.

Стоп-затраты

При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:

1. Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр.) и оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров.
2. Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.
3. Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам.

Документальное оформление 2018

Чтобы подтвердить представительские расходы, оформление документов первичного учета необходимо для налогообложения. Туда входят все накладные и акты. Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:

1. Место и дата проведения мероприятия.
2. Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
3. Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
4. Величина затрат на проведение события.

Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.

Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:

1. Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны ясно отражаться цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
2. Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.

Представленные образцы демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы. Их можно использовать на любом предприятии РФ.

Представительские расходы на командировку

К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:

• на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
• на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• на оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такие правила установлены пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Чтобы обосновать представительские расходы в командировке, достаточно двух документов:

• отчет о представительских расходах, который утвердил руководитель организации;
• авансовый отчет.

К двум отчетам сотрудник прикладывает первичные документы, например кассовые чеки, акты и прочее. Такие требования содержаться в письмах ФНС России от 8 мая 2014 № ГД-4-3/8852, Минфина России от 10 апреля 2014 № 03-03-РЗ/16288.

Проводки

В бухучете представительские расходы в полном объеме спишите на затраты по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99). Проводки следующие:

Дебет 26 (44) Кредит 71
– отражены представительские расходы;

Дебет 19 Кредит 71
– учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

Источник:

Представительские расходы в 2018 (как определить нормы)

Каждая компания обязана следить за нормированием, а также порядком оформления представительских расходов. Это позволит списывать их без последствий для бизнеса.

С этой целью необходимо определиться с тем, что собой представляют такие расходы, какие затраты к ним относят, а также каким образом по ним определяют нормы.

В статье рассмотрим что такое представительские расходы в 2018 году, а также порядок их нормирования.

Что относят к представительским расходам

Источник: http://allzakon.ru/uchet-i-otchetnost/prikaz-o-predstavitelskih-rashodah-obrazets-i-blank-2018-goda.html

Представительские расходы: как оформить, пример и требования

У любой компании в процессе осуществления хозяйственной деятельности может возникнуть необходимость отражения представительских расходов в учете. 

Рассмотрим порядок оформления и налогообложение указанных расходов, но сначала отметим, что к представительским расходам относятся расходы на:

• проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий (п.2 ст. 264 НК РФ).

Вместе с тем, к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Перечень представительских расходов является закрытым, поэтому не поименованные в пункте 2 статьи 264 НК РФ, затраты не относятся к представительским.

Для признания представительских расходов в учете, также как и любых других расходов организации необходимо, чтобы они были обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Несоблюдение какого-либо из указанных критериев означает невозможность принятия затрат в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Однако во избежании споров с налоговыми органами, необходимо соблюсти еще один критерий — размер представительских расходов не должен превышать предусмотренный норматив. Он установлен пунктом 2 статьи 264 НК РФ в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Затраты сверх указанного лимита в целях налогообложения не учитываются (п. 42 ст. 270 НК РФ). Отметим, что база для исчисления предельной суммы представительских расходов определяется нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 3 ст. 318 НК РФ), а именно на конец I квартала, полугодия и девяти месяцев календарного года.

Таким образом, окончательная сумма, включаемая в расходы, определяется по завершении календарного года – 31 декабря.

Например, если при расчетах в первом квартале, по итогам года величина норматива составит большую сумму, чем произведенные затраты, например, в первом квартале, то учесть при расчете налога на прибыль можно будет только сумму (норматив) по итогам первого квартала.

Порядок оформления

Для контроля за расходами рекомендуем издать приказ, например о предельных нормативах отдельных видов представительских расходов. Такие нормативы, а также перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя.

Приказ

01 января 2013 год № 12/ПР

О представительских расходах

Приказываю:

1. Установить на 2013 год следующие нормы расходования средств на представительские расходы:

Вид представительских расходов	Расходы на одного человека
Официальный прием (завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие)	до 500 рублей в день
Транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения представительского мероприятия	до 300 рублей в день
Оплата услуг переводчиков (не состоящих в штате)	до 600 рублей

2. Назначить ответственным за расходование средств на представительские расходы, правильное и своевременное оформление связанных с ними документов финансового директора М.Н. Павлову.

3. Представлять отчет о проведении каждых переговоров течение 3 дней с момента проведения.

Генеральный директор ООО «Вдохновение»

В.А. Николаев ________________________

Источник: https://rosco.su/press/predstavitelskie_raskhody_poryadok_oformleniya_i_nalogooblozheniya/

Учет и оформление представительских расходов

В условиях современного бизнеса все чаще организации в своей деятельности сталкиваются с учетом и оформлением представительских расходов, направленных на установление и развитие долгосрочных связей с партнерами по бизнесу.

Елена Деревягина, менеджер группы бухгалтерских услуг аутсорсинговой компании Acsour, подробно разбирается, какие расходы могут быть отнесены к представительским, как их учитывать в бухгалтерском и налоговом учете и какие документы необходимы для их обоснования

К представительским расходам относят затраты компании по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) организации.

Перечень расходов, относимых к представительским, является закрытым и закреплен в пункте 2 статьи 264 НК РФ, а именно:

1. Расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

2. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для лиц, указанных в пункте 1, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

3. Транспортное обеспечение доставки лиц, указанных в пунктах 1 и 2, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

4. Буфетное обслуживание во время переговоров.

5. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Также в Налоговом кодексе уточняется, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний сотрудников.

Согласно ПБУ 10/99 «Расходы организации», представительские расходы включаются в траты компании по обычным видам деятельности. Затраты на представительские расходы отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажу, в зависимости от специфики деятельности организации. Рассмотрим ниже пример возможных проводок, регистрируемых при учете представительских расходов:

Дебет счета	Кредит счета	операции
26 «Общехозяйственные расходы»,44 «Расходы на продажу»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	Приняты к учету услуги (работы) по представительским расходам
26 «Общехозяйственные расходы»,44 «Расходы на продажу»	10 «Материалы»	Списаны материальные ценности, используемые при проведении представительского мероприятия (например, продукты питания для буфетного обслуживания)
26 «Общехозяйственные расходы»,44 «Расходы на продажу»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Учтены представительские расходы, на основании авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия
90.02 «Себестоимость продаж»	44 «Расходы на продажу»,26 «Общехозяйственные расходы»	Представительские расходы учтены в себестоимости товара, работ, услуг

При должном документальном оформлении в бухгалтерском учете представительские расходы принимаются в полной сумме понесенных затрат. При этом порядок учета представительских расходов определяется учетной политикой организации.

Представительские расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место (пункт 18 ПБУ 10/99). Датой их признания могут являться даты:

• утверждения руководителем организации авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия;
• утверждения отчета о проведении представительского мероприятия;
• подписания акта приема оказанных услуг, связанных с проведением представительского мероприятия.

Налоговый учет и нормирование представительских расходов

В налоговом учете, на основании подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ, представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, организации вправе учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При этом включение представительских расходов в состав прочих расходов нормируется в размере, не превышающем 4 процента от расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период (абзац 3 пункт 2 статьи 264 НК РФ).

Состав расходов на оплату труда определен статьей 255 НК РФ, где используемая при нормировании величина определяется суммой расходов на оплату труда, которая признана организацией в целях налогообложения в соответствующем (отчетном) периоде.

Превышающая норматив сумма представительских расходов при определении облагаемой базы по налогу на прибыль не учитывается (пункт 42 статьи 270 НК РФ).

При расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода (пункт 7 статьи 264, статьи 315 НК РФ).

Таким образом, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда, которая признается в целях налогообложения, может увеличиваться, а значит может изменяться и предельный размер представительских расходов, который будет учтен в целях налогового учета.

Важно обратить внимание на то, что представительские расходы могут быть учтены при определении размера базы по налогу на прибыль, если они соответствуют требованиям, приведенным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, а именно, иметь:

1. Экономическую обоснованность.
2. Документальное подтверждение.
3. Направленность на получение дохода.

Если проведенное представительское мероприятие не обладает вышеуказанными признаками, не носит официального характера, либо отсутствуют подтверждающие документы, расходы по проведению такого представительского мероприятия не учитываются для целей налогового учета.

Документальное оформление представительских расходов

Расходы по проведению представительских мероприятий, как и расходы по любому факту хозяйственной деятельности, должны оформляться первичными учетными документами (пункт 1 статьи 9 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

На сегодняшний день актуальные нормативные акты не содержат конкретного перечня документов, которые необходимо оформлять для включения представительских расходов в общие затраты, поэтому организации вправе самостоятельно определять порядок их документального оформления.

Для подтверждения представительских расходов рекомендуется иметь следующие документы, указанные в таблице ниже.

Источник: https://delovoymir.biz/uchet-i-oformlenie-predstavitelskih-rashodov.html

Источник: https://businessizakon.ru/predstavitelskie-rasxody-kak-oformit-primer-i-trebovaniya.html

Образец документального оформления представительских расходов

Ведь организация может в произвольной форме отразить подобные расходы, а затем списать. С другой стороны, такая «произвольность» дает простор для придирок со стороны государственных контролеров.

Итак, какими документами должны быть подтверждены представительские мероприятия? Внутренняя документация Представительские расходы оформляются следующими внутренними организационно-распорядительными документами: 1. Приказом руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели. 2.

Программой мероприятий, составом делегации с указанием должностей приглашенной стороны. 3. Списком представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа. 4.

Перечнем должностных лиц организации, которые имеют право получать под отчет средства на проведение представительских мероприятий. 5. Порядком выдачи под отчет средств на представительские мероприятия.

ККМ и товарных чеков с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счетов из ресторана, накладных, счетов-фактур, торгово-закупочных актов и т.д.

Кадровый работник оформляет перечисленные выше документы под конкретное мероприятие, которое ему поручили организовать.
Все они, за исключением авансового отчета, должны содержать обязательные реквизиты, о которых идет речь в ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г.

N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Напомним эти реквизиты: — название документа; — дата составления; — наименование организации, которой составлен документ; — содержание хозяйственной операции; — измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; — наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления; — личные подписи указанных лиц.

Как правильно оформить представительские расходы — пример?

Туда входят все накладные и акты. Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:

1. Место и дата проведения мероприятия.
2. Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
3. Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
4. Величина затрат на проведение события.

Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами.

Представительские расходы: оформляем документы

В избранноеОтправить на почту Представительские расходы как оформить — пример документа вы найдете в нашей статье. Кроме того, мы рассмотрим, посредством каких источников данные расходы могут подтверждаться и какие из них предписывает использовать финансовое ведомство.

Для чего осуществляется оформление представительских расходов Как оформить представительские расходы в 2018 году Перечень подтверждающих документов Оформляем представительские расходы: отчет Программа мероприятия и образец ее заполнения в 2018 году Требования к первичке Итоги Для чего осуществляется оформление представительских расходов Представительские расходы (ПР) выделяются в обособленную категорию издержек предприятия в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ.

Акт на списание представительских расходов образец

Внимание

Выделенный мной оборот «могут являться, в частности» свидетельствует о том, что перечень документов не является исчерпывающим и обязательным.

Главное, чтобы оформленные организацией документы соответствовали требованиям действующего законодательства (см.

закон о бухгалтерском учете в части требований к обязательным реквизитам первичных документов) и подтверждали экономическую обоснованность произведенных расходов.

Важно

Перечисленные в письмах Минфина первичные документы относятся к конкретному мероприятию. Вместе с тем, для более полного экономического обоснования подобных затрат многие авторы рекомендуют оформлять документы общего характера (т.е.

относящиеся ко всем представительским мероприятиям, а не только к конкретному). Я тоже считаю оформление общих документов оправданным, потому что они обеспечивают системный подход к однотипным по характеру расходам.

Условия документального оформления представительских расходов

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.Генеральный директор Теперь переходим к документам для оформления конкретного представительского мероприятия. Начинаем с приказа (распоряжения) руководителя. Дата приказа – на 2-3 недели ранее намеченного мероприятия.

ООО «НАША ФИРМА» Приказ № г.Москва « 01» декабря 2011 года О проведении официального приема С целью поддержания сотрудничества с действующими клиентами и привлечения потенциальных клиентов ПРИКАЗЫВАЮ: 1.

Провести официальный прием действующих и потенциальных заказчиков, посвященный ознакомлению клиентов с новыми услугами, товарами, результатами работы за год, динамикой и перспективами развития компании.
2. Прием провести 29 декабря 2011 года в офисе компании. 3. Коммерческому директору : 3.1.

Подготовить и представить мне на утверждение в срок до 24 декабря 2011 года перечень приглашенных лиц. 3.2.

Как обосновать и документально подтвердить представительские расходы

Понятие представительских расходов В последнее время все чаще хозяйствующие субъекты проводят встречи для определения направлений сотрудничества, оптимизации совместной работы или просто заключения сделок на взаимовыгодных условиях. При этом принимающая сторона несет расходы на проведение таких встреч и расходы иногда не маленькие.

Поэтому вопрос учета таких расходов, называемых представительскими, становится все актуальнее. Не стоит забывать, что указанные выше расходы могут быть признаны представительскими только в том случае, если общение носило официальный характер — расходы, понесенные в рамках неформальной встречи партнеров к таковым отнесены не будут.

Пример документального оформления представительских расходов

Первичные документы После проведения представительских мероприятий кадровый работник — организатор должен собрать все документы, которые подтверждают расходы, понесенные фирмой на проведение официального приема. 1. Затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников).

Приобретение продуктов подотчетными лицами при проведении официального приема приходуется по данным авансового отчета. Эти продукты списываются на основании: — товарных накладных типовой унифицированной формы N ТОРГ-12; — накладных на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары типовой унифицированной формы N ТОРГ-13.

Указанные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132.

ИТОГО 260 000,00 Генеральный директор Помимо этого следует издать внутренний организационно-распорядительный документ (например, Положение о проведении представительских мероприятий, утвержденное приказом руководителя организации, или приказ), в котором могут быть отражены следующие моменты: — порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы; — порядок расходования средств на представительские расходы; — порядок документального оформления представительских расходов; — порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы; — нормирование отдельных видов представительских расходов (лимитирование отдельных видов представительских расходов никакими законодательными актами не установлено, однако, данный пункт будет подтверждать, что в организации осуществляется контроль за расходование денежных средств).
НК не содержит, но очевидно, что они должны подтверждать как сам факт расходов, так и их непосредственную связь с мероприятием, для организации которого они были понесены. Так какие же документы нужны и как же правильно оформить представительские расходы? Начало оформления необходимых документов должно предшествовать мероприятию, для которого выделяются денежные средства. То есть перед проведением мероприятия руководителем должны быть изданы приказы или иным образом утверждены:

• план мероприятия;
• смета расходов;
• список приглашенных лиц;
• порядок выдачи денежных средств под отчет (при выборе данного способа оплаты расходов).

После окончания мероприятия необходимо оформить документы, подтверждающие факт проведения мероприятия.Разработать программу проведения приема и представить мне на утверждение в срок до 24 декабря 2011 года. 3.3. Обеспечить ресторанное обслуживание (фуршет) во время проведения приема. 3.4.

Подготовить и представить мне на утверждение отчет о проведенном приеме в срок до 31 декабря 2011 года. 4. Главному бухгалтеру составить смету и выдать необходимые для организации приема наличные денежные средства в пределах сметы подотчетным лицам, имеющим право осуществлять расходы в представительских целях, в срок до 24 декабря 2011 года. 5.

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Генеральный директор Следующий документ – перечень приглашенных лиц.

Для начала в организации следует составить смету представительских расходов на текущий год. Данная смета может утверждаться на общем собрании участников (акционеров) организации либо руководителем организации.

Таким образом, в начале года составляем смету представительских расходов и утверждаем ее у руководителя или на общем собрании учредителей.

Если к концу года выяснится, что смета была вовремя не утверждена, а представительские расходы имели место, сделайте соответствующий сметный расчет (с учетом фактических цифр) в конце года, а дату утверждения поставьте более раннюю (руководитель подобную бумагу утвердит «задним числом» без проблем, т.к. он, как минимум, был в курсе проведенных представительских мероприятий).

Источник: https://advokat-na-donu.ru/obrazets-dokumentalnogo-oformleniya-predstavitelskih-rashodov/