Образец приказа об утверждении штатного расписания в новой редакции

Согласно действующему законодательству, каждому предприятию предоставляется право самостоятельно внедрять внутренние нормативные акты, регулирующие деятельность всей компании.

Для того чтобы документ получил законную силу, его необходимо оформить согласно действующим правилам, установленным контролирующими органами. Одним из примеров таких актов, является штатное расписание (ШР).

В данной статье мы предлагаем подробно рассмотреть пример приказа об утверждении штатного расписания.

Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов

Порядок использования документа

Штатное расписание является внутренним элементом документооборота, использующимся многими компаниями. Данный документ регулирует порядок работы всей организации. Важно обратить внимание на то, что ШР применяется только в той ситуации, когда на предприятии имеются наемные работники.

Согласно установленным правилам, в данном документе отражается размер оклада сотрудников, прописанный в трудовом соглашении.

Рассматриваемый документ может использоваться в целях разработки стратегии развития компании. Помимо этого, информация, указанная в расписании штатов, может использоваться при расчете производственных расходов, связанных с выплатой заработной платы сотрудников.

Также данный документ используется при составлении налоговой отчетности, в качестве основания для оплаты трудовой деятельности наемного персонала. Многие контролирующие органы, во время проведения проверок, запрашивают штатное расписание одним из первых документов.

Нужно отметить, что к разработке данного акта привлекаются не только бухгалтера, но и представители кадрового отдела.

ШР составляется на специализированных бланках, соответствующих унифицированной форме «Т-3». Данная форма была разработана Федеральной Службой Государственной Статистики.

Согласно действующему законодательству, каждому субъекту предпринимательства предоставляется возможность использовать данную форму, как образец для разработки собственного акта, где будет учитываться специфика деятельности компании.

Нужно отдельно упомянуть, что при заключении трудового соглашения с будущим сотрудником компании, размер оклада определяется данным документом. Помимо информации об уровне оклада персонала компании, в данном документе указываются сведения о потребности компании в представителях различных специальностей.

Введение в эксплуатацию

Среднестатистический срок действия рассматриваемого документа составляет двенадцать месяцев. Как правило, данный отрезок времени используется только крупными предприятиями.

Небольшие компании могут отказаться от указания определенных временных промежутков, что делает документ бессрочным. Следует обратить внимание, что при наличии профсоюзной организации, подготовленный образец штатного расписания передается данному органу для согласования.

Начать процедуру утверждения документа можно только после получения одобрения от профсоюза.

Штатное расписание составляется на основе структур и численности предприятия, предмета его деятельности и целей

Для того чтобы начать использовать составленное штатное расписание, генеральному директору компании необходимо издать соответствующее распоряжение.

Следует обратить внимание, что приказ составляется в свободной форме. В составлении распорядительного акта могут принимать участие работники кадрового отдела и отдела делопроизводства. После составления приказа, он рассматривается и подписывается главой компании.

Основываясь на вышесказанном можно сделать вывод о том, что приказ является неотъемлемой частью самого ШР.

После подготовки распорядительного акта, в штатном расписании фиксируется отметка «Утверждено». Ниже следует указать регистрационный номера приказа, согласно которому документ вводится во внутренний документооборот компании.

При введении в эксплуатацию нового ШР, каждый работник компании должен быть ознакомлен с содержанием данного акта. В случае внесения изменений, знакомить с новыми правками необходимо только тех сотрудников, кого затрагивают внесенные коррективы.

В качестве примера можно привести ситуацию, связанную с изменением размера зарплаты для отдельных позиций. В этом случае, данный акт передается для изучения тем сотрудникам, кого затронули изменения.

Для того чтобы ускорить данный процесс, можно создать специальный журнал или бланк ознакомления, где каждый работник поставит свою подпись.

Одним из важных требований контролирующих органов, является передача копии штатного расписания всем работникам компании.

При введении нового акта в эксплуатацию, администрации компании следует инициировать процедуру признания недействительным старый документ. Для этого подготавливается соответствующий акт, отменяющий действие старого документа.

Порядок составления приказа

В действующем законодательстве отсутствует регламент, регулирующий порядок формирования распорядительной документации. Это означает, что каждый работодатель наделен правом самостоятельно решать, какие сведения указывать в приказе. Важно обратить внимание на то, что контролирующие органы выдвигают ряд требований рассматриваемого документа.

Согласно установленным правилам, приказ о введении в эксплуатацию нового штатного расписания должен содержать реквизиты компании. В шапке документа указывается наименование организации, индивидуальный номер налогоплательщика, а также код ОГРН. Помимо этого, требуется указать адрес и реквизиты финансового учреждения.

Штатное расписание утверждается, как правило, в начале года руководителем предприятия и действует в течение календарного года

Давайте рассмотрим образец приказа об утверждении штатного расписания. Шапка распорядительного бланка выглядит следующим образом:

«ООО «Маскарад» ИНН 5577224497 КПП 1199773344 ОГРН 33997711664455

269758, г. Тверь, улица Лесная Поляна, дом 93

Приказ № 2

г. Тверь

01 июня 2018г.

О введении в эксплуатацию штатного расписания

С целью внедрения новой должности».

Шапка документа начинается со слова «Приказ». Далее указывается регистрационный номер данного распорядительного акта. Этот же номер фиксируется в журнал учета внутренних актов компании. Обязательным требованием к рассматриваемому документу является указание даты и места составления.

Далее следует указать наименование распорядительного акта. В нашем примере, использовалась формулировка — «О введении в эксплуатацию штатного расписания». В окончании вводного раздела фиксируется основание для подготовки данного распоряжения.

Распорядительная часть бланка выглядит следующим образом:

«Приказываю:

Утвердить ШР ООО «Маскарад» под номером 2 от 01 июня 2018 года в составе 20 штатных единиц с общим месячным бюджетов в размере 300 000 (Триста тысяч) рублей;

Ввести ШР ООО «Маскарад» под номером 2 от 01 июня 2018 года в эксплуатацию с 02 июня 2017 года;

С 01 июня 2018 года ШР под номером 1 от 25 апреля 2017 года признать недействительным;
Контроль над данной процедурой возлагается на работника бухгалтерии ООО «Маскарад» Пенкину Марину Федоровну;

Ознакомление работников с новым ШР под номером 2 от 01 июня 2018 года возлагают на руководителя отдела кадров Белого Дениса Владимировича.

Список приложений:

ШР ООО «Маскарад» под номером 2 от 01 июня 2018 года».

Давайте разберем содержание распорядительной части приказа. Этот раздел начинается со слова «Приказываю». Далее излагается содержание распоряжения руководства фирмы.

В первом пункте необходимо указать количество работников в штате компании, а также общий размер заработной платы сотрудников. В следующем пункте указывается точная дата начала эксплуатации нового штатного расписания.

При пропуске этого раздела, датой введения в эксплуатацию нового документа назначается день издания приказа.

В третьем пункте следует указать, что старый документ утрачивает свою законную силу.

После этого назначается должностное лицо, на которое возлагается ответственность по контролю исполнения распоряжения руководства. В большинстве случаев, данная роль отводится бухгалтеру или кадровику.

Далее определяется работник, который возьмет на себя обязательства по ознакомлению остальных сотрудников с содержанием нового расписания.

Приказ на утверждение штатного расписания должен в обязательном порядке содержать в себе список приложений. Как правило, к данному документу прилагается само расписание.

В заключительном разделе, руководителю необходимо заверить приказ своей подписью. Далее приказ заверяется подписью должностных лиц, упомянутых в распорядительном акте.

Обязательным требованием контролирующих органов является указание даты ознакомления.

Поправки в штатное расписание вносятся в случае незначительных изменений организационной структуры, а именно введения новых должностей и/или изменения окладов

Порядок внесения правок

В работе каждой организации может настать момент, когда потребуется внести изменение в действующий акт. Коррективы, вносимые в штатное расписание, можно разделить на две условных группы: имеющие повышенную важность и малозначительные правки.

В первом случае, руководителю компании потребуется создать новое штатное расписание, согласно вышеуказанному порядку. При внесении корректив в действующий акт потребуется подготовить соответствующий приказ. В этом приказе потребуется указать причину изменения структуры документа.

В качестве основания для внесения правок могут использоваться следующие причины:

• введение новой должности;
• изменение наименования специальности;
• изменение размера штата наемных сотрудников;
• изменение порядка расчетов заработной платы;
• устранение вакантных позиций.

Данная обязанность, как правило, возлагается на представителя кадрового отдела. В небольших компаниях, руководитель может поручить данную работу главному бухгалтеру. Важно обратить внимание на то, что порядок внесения правок полностью соответствует процедуре внедрения первичного акта.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/vedenie-biznesa/blanki-i-dokumenty/prikaz-na-utverzhdenie-shtatnogo-raspisaniya.html

Приказ об утверждении штатного расписания в 2019: скачать образец, введение, кто подписывает и ставится ли печать?

На предприятиях и организациях ежедневно составляется масса документов различного назначения, штатное расписание один из них. Благодаря этому распоряжению происходит приём и увольнение сотрудников.

Также этот документ является основополагающим при начислении заработной платы. Сегодня мы детально обсудим процедуру утверждения штатного расписания, также рассмотрим нюансы составления.

Что это такое?

Это документ, который относится к внутреннему документообороту организации, рекомендуемый для составления и содержащий сведения о штатных единицах, названии должностей, численности работников, размере оклада и бюджете, заложенном на оплату труда сотрудников.

ШР может быть довольно объёмным и содержать несколько страниц, в таком случае он сшивается и определяется нумерация. Подпись ставится только на последнем листе.

В случае возникновения необходимости проставления подписи на каждой странице, предварительно следует дополнить строками форму штатного расписания.

Не смотря на тот факт, что  ШР на законодательно  уровне, не относится к категории обязательных документов, трудовой кодекс РФ ссылается на этот документ, указывая, что работник, осуществляет свою трудовую деятельность, согласно штатного расписания предприятия.

Данный документ – значимый инструмент делопроизводства организации, имеет своё предназначение и выполняет следующие функции:

• фиксирует численность трудящихся;
• обеспечивает контроль организационной структуры компании;
• осуществляет корректировки надбавок;
• контролирует систему оплаты труда.

Пример

Кроме этого, в случае проведения проверки различными государственными службами, наличие ШР способствует уменьшению количества спорных вопросов.

Данный нормативный акт можно использовать в качестве доказательств законности осуществляемых действий в ходе судебных разбирательств.

Оформление расписания, зачастую, происходит в конце календарного года на следующий, и вступает в свои законные права только после издания соответствующего приказа.

Нюансы процесса утверждения

Существует негласный алгоритм действий, который используется при утверждении ШР:

• Согласование формы документа. Законодательством не регламентирована строгая форма заполнения акта.Тем не менее существует унифицированная форма Т-3, которая специально разработана для оформления ШР, очень проста при заполнении и имеет основные реквизиты. Также предусматривается использование собственного образца организации.
• Составление. Эту функцию выполняет любое должностное лицо, на которое возложена эта обязанность (главный бухгалтер, руководитель отдела кадров, руководитель организации). Основные пункты, которые следует указать в расписании, резюмируем в виде таблицы:
  РазделОписание

  Номер и дата разработки	Сведения о ШР
  Период, на который составлено ШР	—
  Номер и дата	Реквизиты распоряжения
  Наименование и код подразделения	Полное и сокращённое название компании
  Должность, категория, классификация работника	Вносится информация о всех имеющихся на предприятии должностях
  Количество штатных единиц	Число сотрудников организации
  Размер з/п, премии, надбавки и т.д.	Сумма
  Итоговая сумма оплаты труда, с учётом всех надбавок	Сумма
  Итоговая сумма заработной платы всех сотрудников	Сумма
  Примечания

  Все суммы, которые следует указать, необходимо писать только цифрами.Также, следует указать, что существует определённый порядок введения ШР в документооборот компании:

  • Издаётся распоряжение о необходимости составления ШР.
  • Распоряжение регистрируется в журнале.
  • Анализ организационной структуры предприятия.
  • Внесение сведений в табель.
  • Согласование документа с руководителем.
  • В случае положительного решения оформляется приказ.
  • Распоряжение регистрируется в специальной книге актов.

  Печать на ШР не предусмотрена, так как оно является частью документооборота внутреннего пользования. Вполне достаточно подписи уполномоченного лица.

  Приказ об утверждении

• Оформление приказа об утверждении. Приказ руководителя предприятия – документ, подтверждающий вступление в силу нового расписания или же внесение незначительных изменений в предыдущее.

  В качестве бланка приказа используется стандартный образец, утверждённый компанией, так как законом не предусмотрено универсального проекта приказа.

  Важно! Если имеются довольно значимые изменения, в таком случае более целесообразно составить новое расписание, чем его изменить.

• Утверждение. Процесс утверждения завершается составлением соответствующего приказа. Правом подписи документа такого рода обладает не только руководитель предприятия, но и уполномоченное им должностное лицо.

• Внесение изменений в приказ. При внесении определённых изменений необходимо издать соответствующий приказ.

  Приказ о внесении изменений и приказ об утверждении имеют сходную структуру и идентичный порядок заполнения. Единственным отличием является тот факт, что в распоряжении об изменениях отражены причины.

  Образец приказа об изменении

  Зачастую, основанием для изменений является:

  • оптимизация административной деятельности;
  • реорганизация предприятия;
  • изменения организационной структуры;
  • изменения законодательной базы;
  • ликвидация дублирующих функций;
  • расширение или сокращение основной деятельности организации.

Всё приказы касательно внесения определённых изменений или же относительно составления нового ШР хранятся в отдельной папке в отделе кадров не менее 5 лет.

По истечении указанного срока документы передаются в архив, где находятся постоянно.

В случае возникновения каких-либо вопросов, ШР выдаётся на руки руководителю или уполномоченному им должностному лицу.

Структура приказа

Приказ об утверждении расписания имеет следующие конструктивные особенности:

• Полное наименование предприятия, в том числе и организационно-правовая форма.
• ИНН, КПП, ОКПО и другие реквизиты, а также адрес и контактные телефоны компании.
• Местоположение главного управления предприятием.
• Дата составления и номер распоряжения.
• Порядковый номер распоряжения, согласно очерёдности внутреннего документооборота.Пример приказа об утверждении
• распорядительного акта включает следующие пункты:
  • количество штатных единиц;
  • итоговая сумма денежных средств, выделенных на оплату труда;
  • дата вступления в силу нового расписания, а также номер документа;
  • фамилия и инициалы должностного лица, отвечающего за составление;
  • наименование отделов и подразделений, если документ оформляется конкретно для них, а не компании в целом:
  • число страниц расписания.
• Дата и номер утверждаемого расписания (приложение).
• Инициалы, должность и подпись руководителя организации.

На какой период составляется?

Ответ на поставленный вопрос довольно однозначен. Всё зависит от того насколько существенны изменения, которые следует закрепить в расписании.

Данный документ составляется, по сути, при возникновении необходимости – изменения количества сотрудников в штате или иных обстоятельств, и не требует соблюдения строгой периодичности оформления. Тем не менее, в большинстве случаев, данный документ составляется один раз в год.

Кто утверждает документ в ООО?

ООО (общество с ограниченной ответственностью) – это форма организации предприятия, участниками которого являются учредители. Бытует ошибочное мнение, что учредители имеют право на утверждение ШР предприятия. Такой вариант возможен только тогда, когда данный пункт прописан в Уставе компании.

В противном случае, процедура утверждения имеет аналогичный алгоритм действий, как и в любой другой организационно-правовой форме компании.

Из этого следует, что утверждает расписание — руководитель организации, и, более того, данный процесс может проходить даже без предварительного согласования с учредителем (опять же, если иное не отражено в Уставе).

Процедура утверждения приказа о расписании в школе

Школа – это муниципальное общеобразовательное учреждение, которое имет совершенно иную структуру организации, чем рассмотренные ранее примеры юридических лиц.

Так, например, в большинстве случаев ШР оформляется на календарный год, то в школе, данный период ограничивается учебным годом, продолжительность которого составляет временной промежуток — с сентября по июнь.

Пример для школы

При составлении ШР в школе следует использовать такие документы, как:

• Устав общеобразовательного учреждения.
• Бумаги, определяющие структуру и численность штатных единиц.
• Типовые документы.
• Расчёт размера заработной платы, включая надбавки, на каждого сотрудника.
• Смета.

ШР в обязательном порядке должно отражать информацию о сотрудниках, трудящихся по совместительству. Данная категория указывается равно с основными работниками.

Также необходимо уделить особое внимание специфическим особенностям учебной деятельности. Так, например, у школы может возникнуть потребность в дополнительных специалистах, в связи углублённым изучением некоторых предметов.

Важно! Следует отметить следующее: если предприятие не входит в число муниципальных и государственных структур, то законодательство не предусматривает чётких требований наличия данного документа, и носит более рекомендательный характер.

В обратном случае, составление Т3 – обязательства, которые необходимо выполнить.

Большинство решений в школе принимается путём издания распоряжений. Этим вопросом занимается отдел кадров или бухгалтерия.

Приказ, в обязательном порядке, должен содержать стандартные сведения:

• Наименование.
• Вид распоряжения.
• Номер и дату составления.
• ФИО и подпись директора общеобразовательного учреждения.

В расписании обязательно следует отразить любые изменения, касающиеся изменений количества штатных сотрудников, должностей или размера заработной платы и др.

Правила составления приказа

В случае возникновения необходимости введения нового расписания, составляется приказ и руководителю или же уполномоченному лицу требуется его утвердить, поставив подпись, что позволяет вступить в силу нововведениям.

Как мы говорили выше, документ не имеет строго определённого срока действия, тем не менее при замене ШР на новое расписание оформляется в новой редакции, после чего утверждается новым распоряжением.

Если на предприятии происходят изменения кадрового состава, что требует внесения соответствующих поправок, эти вопросы можно урегулировать следующим образом:

• Утвердить расписание, с помощью издания приказа.
• Утвердить новую редакцию, непосредственно, самого ШР.

Следующим шагом, при любом из предложенных вариантов, станет издание распоряжения, где следует указать причины, повлекшие изменения или введения нового документа.

Как видите, законодательство не предусматривает обязательного наличия штатного расписания в документообороте компании, тем не менее можно увидеть несомненные преимущества, если такая бумага всё-таки имеется.

Данный документ действительно помогает отслеживать динамику трудовой деятельности предприятия, благодаря чему достигается оптимизация основных процессов предприятия.

Источник: https://OPrave.com/drugoe/buxgalteriya/utverzhdenie-raspisaniya.html

Приказ об утверждении штатного расписания на 2019 год: образец

В статье — образец приказа об утверждении штатного расписания на 2019 год и правила его заполнения

Штатное расписание является одним из основных кадровых документов для организации или ИП, в штате которых есть или предполагаются быть сотрудники.

Этот документ не имеет определенного срока действия. Он может пересматриваться при введении в структуру работодателя новых должностей или при сокращении старых. Также штатное расписание может изменяться при проведении индексации окладов.

В статье рассмотрим, каким документом утверждается штатное расписание, а также приведем образец приказа об утверждении для организации и для предпринимателя.

Когда нужен приказ на штатное расписание?

Само штатное расписание разрабатывается работодателем исходя из специфики деятельности, необходимости в привлечении определенного персонала, действующих в регионе средних зарплат, а также установленной в регионе величины минимальной оплаты труда.

Пересматриваться штатное расписание может по мере необходимости. Такая необходимость возникает:

при расширении деятельности и, как следствие, открытии новых вакансий;при сокращении производства и, как следствие, сокращении количества штатных единиц или ставок;при проведении индексации заработных плат;при реорганизации предприятия;при ликвидации предприятия;

в иных случаях.

Надо отметить, что если работодатель утвердил Положение об оплате труда, в котором предусмотрена определенная периодичность пересмотра величины заработных плат, то издание нового штатного расписания должно осуществляться в установленные для этого Положением сроки.

Каждое изменение штатного расписания должно сопровождаться приказом (письменным распоряжением) руководителя.

Следует помнить о том, что о существенных изменениях условий труда сотрудников необходимо извещать не позднее, чем за 2 месяца до начала таких изменений.

Поэтому, если изменение штатного расписание не является плановым в рамках действующих внутренних нормативных документов и улучшающим условия для сотрудников, то издать приказ об утверждении штатного расписания необходимо за 2 месяца до начала действия такого штатного расписания.

Приказ об утверждении штатного расписания на 2019 год — образец структуры документа

Четко установленной формы приказа об утверждении штатного расписания не существует. Но есть минимум 2 варианта, каким образом его можно оформить:

с формулировкой «утвердить новую редакцию штатного расписания», а все изменения перечислить уже в самом штатном расписании;
с перечислением всех изменений по пунктам.

Например, приказ может содержать такую информацию:

 1. Ввести с 16 ноября 2019 г. в штатное расписание от 27 апреля 2016 г. № 29-шт следующие изменения:

1.1. Создать проектный отдел штатной численностью 3 единицы:

• начальник проектного отдела с окладом 94 350 руб. – 1 единица;
• инженер-проектировщик с окладом 49 780 руб. – 2 единицы;

1.2. В структурном подразделении «Производственная группа» должность «начальник бюро» переименовать в должность «старший менеджер».

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Кудрявцеву Г.П. и начальника отдела кадров Самойлову И.А.

Но может в приказе быть приведена и сокращенная информация:

1. Ввести с 16 ноября 2019 г. в действие новое штатное расписание № 30-шт общей численностью 45 штатных единиц и фондом оплаты труда 785 450 руб. (семьсот восемьдесят пять тысяч четыреста пятьдесят рублей).

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Кудрявцеву Г.П. и начальника отдела кадров Самойлову И.А.

Где скачать приказ о штатном расписании?

Образец приказа о введении в действие нового штатного расписания вы можете скачать у нас на сайте. Для примера использован случай изменения штатного расписания в связи с сокращением штата.

 Приказ о новом штатном расписании

Приказ о штатном расписании — образец 2019 года для ИП

Для предпринимателя требования приказа не отличаются от обычных организаций.

Так может выглядеть приказ на утверждение штатного расписания: образец 2019 года для предпринимателя.

 Приказ об утверждении штатного расписания

Сэкономьте 5 000 рублей при подписке на “Упрощенку”. Оплатите счет со скидкой 30%. Или оплатите картой у нас на сайте

Скачать счет

Источник: https://www.26-2.ru/art/351680-prikaz-shtatnogo-raspisaniya-obrazets-2019

Приказ об утверждении штатного расписания

После составления штатного расписания в организации готовят приказ об утверждении нового документа. Сначала новое расписание подписывают главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Затем руководитель компании утверждает расписание приказом.

При подготовке приказа об утверждении штатного расписания используйте полезный образец

Об утверждении нового штатного расписания необходимо издать приказ. Это обязательная часть процедуры введения в действие документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без такого приказа расписание не вступит в законную силу.

Скачайте образец приказа о штатном расписании

Кто составляет приказ о штатном расписании и по каким правилам

Обычно на предприятиях написание приказов от лица руководства входит в компетенцию кого-либо из рядовых сотрудников, имеющих определенные знания и навыки создания таких документов.

Как правило, это юрисконсульт, специалист отдела кадров или секретарь.

Но независимо от того, на ком лежит выполнение данной функции, приказ должен быть в обязательном порядке завизирован директором организации.

Когда принимают штатное расписание, приказ о его введении готовят в свободной форме

В законе нет специальных указаний о том, как должен выглядеть приказ на утверждение штатного расписания. Документ можно оформить:

• в произвольном виде;
• по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике.

При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:

• номер и дату составления;
• наименование организации;
• ссылку на основание;
• суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки вида «утверждаю штатное расписание»);
• номер и дату издания этого расписания;
• дату введения его в действие.

При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.

В завершение нужно установить лиц, ответственных за выполнение приказа. Обычно это кадровый работник организации и бухгалтер.

Приказ о новом штатном расписании издают в одном экземпляре

Что касается внешнего вида документа, компания вправе оформлять его как удобно. Допустимы:

• рукописные формы,
• печатные формы,
• на фирменных бланках компании,
• на чистом листе формата А4.

Главное, чтобы приказ содержал необходимые реквизиты, соответствующее распоряжение и был обязательно подписан руководителем компании.

Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия. Кроме того, юридические лица с 2016 года имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре, который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности приказ о штатном расписании передается на хранение в архив организации. Его следует хранить в архиве в течение установленного законом периода. Затем документ можно утилизировать.

Штатное расписание нужно приложить к приказу о его введении

Само расписание следует увязать с приказом в качестве приложения. Из приказа должно ясно следовать, о каком именно документе идет речь. Прописывают реквизиты расписания.

Если проверяющие обнаружат некорректность оформления, компанию могут оштрафовать. Кроме того, проверьте, нет ли ошибок в оформлении самого расписания (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

В документе должны быть прописаны:

• структурные подразделения,
• названия должностей,
• количество сотрудников,
• условия их работы (график, заработная плата и т.д.).

Перед тем как разработать новое расписание, руководство издает приказ о начале такой разработки. Это входит в процедуру подготовки документа. Затем создают сам документ. После того, как подпишут приказ о его введении, расписание вступает в силу.

Если потребуется внести изменения, используют один из вариантов:

• издают приказ о внесении изменений в действующее расписание,
• оформляют следующую редакцию расписания. В этом случае потребуется новый приказ о введении документа в действие.

Выбор того или иного варианта относится к компетенции работодателя. Когда изменения носят единичный характер, удобнее издать приказ о внесении изменений. Например, если у какой-либо должности поменяли название. Тогда все изменения работодатель отразит в самом приказе, а в штатном расписании в разделе «Примечание» укажет номер и дату документа о внесении изменений.

Если же изменения носят массовый характер или затрагивают названия не только должностей, но и структурных подразделений, то в этом случае издают новую редакцию расписания.

Источник: https://www.tspor.ru/article/2365-prikaz-ob-utverjdenii-shtatnogo-raspisaniya

Оформляем приказ об утверждении штатного расписания

Продуманная организация труда персонала на предприятии позволяет обеспечить успех, прозрачность. Директор должен распределить обязанности между сотрудниками, назначить главных по отделам, осуществлять контроль над выполнением поставленных задач.

Наиболее распространенная форма штатного расписания, используемая повсеместно – Т – 3. Эту форму утвердил Госкомстат России. Руководитель организации может добавлять в графе «Примечания» ту информацию, которую посчитает нужной.

Эта информация должна относиться к делу – к кадровой структуре организации, выдаче заработных плат или надбавок, режиму работы сотрудников. Сам же документ утверждается приказом.

В каких случаях требуется?

При правильном построении деятельности компании, разделении труда и организации графиков работы сотрудников, руководитель должен составлять штатное расписание в конце каждого года.

В случае, если были произведены глобальные перестановки в системе кадров, документ может быть составлен в любое время.

В некоторых случаях достаточно лишь внесения корректировок. В силу расписание вступает лишь после того, как был утвержден новый документ может быть действителен лишь после вступления в силу Приказа о введении нового расписания или внесения изменений в старый документ.

Его составление – важная часть в организации трудовой деятельности компании.

Это важный документ при налоговых и иных проверках. Он также необходим в суде, при рассмотрении дела по увольнению сотрудников.

Работодатель может:

• осуществлять контроль над организационной структурой на предприятии;
• фиксировать точную численность работников на каждой должностной позиции;
• контролировать систему оплаты труда;
• осуществлять контроль над надбавками.

Как составить приказ об утверждении штатного расписания в 2016 году?

Согласно правилам, составлением расписания должны заниматься экономисты, однако чаще всего это поручается бухгалтерам.

Текст приказа могут подготовить сотрудники по поручению директора. Однако подписывают расписание и приказ директор или его заместитель.

Как часто требуется его издание?

Достаточно издания нового штатного расписания раз в год. В случае необходимости оно может быть переиздано в течение года.

Каждое издание или переиздание сопровождается составлением нового приказа. Это практикуется в том случае, если произошли глобальные перемены в кадровой системе.

При сокращении штата необходимо привести количество кадровых единиц в полное соответствие с реальными цифрами.

Структура и форма документа

Составленный руководителем компании приказ – это документ, подтверждающий начало действия нового расписания или внесение незначительных поправок в старое.

В документе заполняются такие разделы, как:

• подразделения компании;
• дата и номер приказа;
• дата и номер утверждаемого расписания;
• количество сотрудников;
• общая сумма заработной платы.

Руководитель имеет право внести в штатное расписание любую информацию, которая, по его мнению, позволит оптимизировать работу в организации и закрепить ее приказом.

Штатное расписание может быть составлено на один отдел или сразу все структурное подразделение, а может быть разделено по категориям работников. Самые распространенные категории: рабочие, обслуживающий персонал, АУП и ИТР.

В таблице показаны основные разделы штатного расписания.

Наименование раздела	Описание
Наименование и код структурного подразделения	Указывается полное и сокращенное название организации
Должность сотрудника	Записываются все действующие на предприятии должности по отдельности
Количество единиц в штате	Количество работающих на определенной должности человек в штате
Оклад и различные виды надбавок	Указывается сумма оклада и в случае назначения — надбавки, такие, как за выслугу лет, премиальные
Итог по сумме	Общее количество начислений по зарплате
Примечание	—

До тех пор, пока не будет подписан приказ, штатное расписание не вступает в силу, и данные, указанные в нем, не являются действительными.

Приказ требуется не только при составлении нового документа, но и при внесении изменений в старое расписание.

Реквизиты

Основные пункты документа:

• дата составления;
• порядковый номер документа, согласно действующей системе на предприятии и количеству ранее составленных Приказов;
• полное название организации или филиала;
• реквизиты.

Пример

Приказ, необходимый для того, чтобы штатное расписание вступило в силу.

Скачать образец приказа о внедрении нового штатного расписания можно тут:

Бланк приказа об утверждении штатного расписания

Заполнять штатное расписание следует, придерживаясь общепринятых правил:

• вначале указывается наименование предприятия;
• указывается точная дата нового расписания и его номер;
• из штатного расписания выписывается количество сотрудников и общая сумма заработной платы.

Бухгалтер или экономист предприятия должен взять в качестве образца стандартную форму для приказа о новом штатном расписании и подогнать ее под требования руководителя.

Не рекомендуется внесение глобальных изменений в образец. Приказ должен быть кратким и емким, не переполненным ненужной информацией. Название компании обязательно должно полностью соответствовать тому, что указано в указанному в учредительных документах.

Под словом «Утверждено» проставляется номер приказа, а также дата его составления.

Следует обратить внимание на то, что недопустимо в документе писать цифры прописью.

Ставка сотрудников, оклад и надбавки – все это записывается цифрами.

В случае, если при заполнении расписания были допущены ошибки, для их корректировок потребуется издание нового приказа руководителя.

Для сохранения тайны сведений, заполненный бланк не распространяется по организации. Делается всего 1 копия. Оригинал хранится у руководителя, копия – у главного бухгалтера.

Кто визирует?

Визирование документов осуществляется должностными лицами, назначенными организацией. Указывается должность визирующего, личная подпись и ее расшифровка.

Где и как долго хранится?

Приказы по штатному расписанию хранятся в папке с приказами, относящимися к кадрам в организации. Непосредственно штатное расписание хранится в отдельной папке постоянно и переносится в архив сотрудником отдела бухгалтерии.

В случае необходимости документы могут быть выданы из архива руководителю предприятия или доверенным лицам.

На крупных предприятиях новое расписание составляется на срок не менее года.

Приказ об утверждении штатного расписания подписывается сразу же после его составления. О введении изменений руководитель компании может объявить сотрудникам лично или на собрании. Также руководство сообщает и о вводе нового расписания на год.

Чтобы изменить расписание, также необходимо составить приказ о внесении поправок.

Законодательство Российской Федерации не предъявляет строгих требований к штатному расписанию.

Руководители организаций вправе сами выбирать лучший способ ведения документа: его срок действия, данные, вносимые в расписание.

Некоторые компании не ведут подобную документацию, однако это, в большинстве случаев, отрицательно сказывается на их деятельности. Расписание может пригодиться при возникновении конфликтов в связи с сокращением штата, а также для урегулирования количества сотрудников на каждой из должностей во избежание переплат и уменьшения бюджета организации.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/prikaz-ob-utverzhdenii-shtatnogo-raspisanija/