Отправка в командировку

Мы разработали пошаговую инструкцию для оформления командировки в 2019 году. В статье есть образцы и бланки всех документов для отправки работника в командировку.

Бланк приказа о направлении в командировку одного сотрудника

Бланк приказа о направлении в командировку двух и более сотрудников

Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году

Командировочное удостоверение в 2019 году не действуют, на самом деле отмена произошла еще в 2015 году, когда постановлением Правительства РФ № 1595 внесли изменения в п. 7 постановления Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», заменив требование об оформлении командировочного удостоверения условием о том, что фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.

Этим же постановлением полностью исключили и п. 6, тем самым сняв обязательство работодателя оформлять служебное задание для описания цели командирования сотрудника.

Вместе с тем, право выписывать командировочные листы никто не отнимал. Если работодатель решает именно таким документом подкреплять факт служебной поездки сотрудника, то бланк организация или предприниматель может разработать самостоятельно, а может взять за основу прежнюю форму Т-10.

Какие правила оформления командировок в 2019 году для внутренних и зарубежных поездок в части суточных

Суточные могут быть установлены любые, в т. ч. внутренним нормативным актам можно предусмотреть разный размер суточных для разных должностей, а также для разных мест командирования.

Но при этом согласно норм ст. 217 НК РФ есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов. Эти величины составляют 700 руб. для служебных поездок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок. Как начислить взносы со сверхлимитных суточных, информация в статье “Стало ясно, в какой момент начислять взносы с суточных”.

С 1 января перечень документов для документов командировки изменился. Полный список смотрите в статье журнала “Упрощенка”.

Документы на командировку

Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

Вести документы для командировки бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Бухсофт. Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и  готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Перейти в программу

О том, как отправить сотрудника в командировку в 2019 году по России, расскажет небольшая шпаргалка в таблице:

Основание для отправки в командировку	Письменное распоряжение руководителя
Дата начала командировки	Дата отъезда, подтверждаемая проездными документами или служебной запиской.
Дата окончания командировки	Дата приезда, подтверждаемая служебной запиской или проездными документами.
Размер суточных	700 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
Основание для начисления командировочных расходов	Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка

Загранкомандировки в 2019 году : оформляем и оплачиваем

Для загранкомандировки шпаргалка такая:

Дата начала загранкомандировки	Дата штампа о пересечении границы РФ (если командировка в страны, которые по условиям межправительственных отношений такой штамп не ставят, то дата определяется по проездным документам).
Дата окончания загранкомандировки	Дата, предшествующая дате штампа о пересечении границы (или аналогично – дате, определяемой по проездным документам). Суточные за день въезда начисляются по нормам для России.
Размер суточных	2 500 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
Основание для начисления командировочных расходов	Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка (есть две противоположные позиции Минфина и ФНС относительно необходимости перевода проездных документов и документов о проживании  в зарубежных командировках, во избежание споров лучше сделать построчный перевод таких документов).

Как оформить по шагам

Шаг 1. Оформите приказ на командировку по организации или ИП. Это может быть приказ по форме № Т- 9а или разработанный компанией самостоятельно. В документе указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки. 

Шаг 2. Выдайте суточные. 

Шаг 3. Факт отъезда зафиксируйте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. Количество отработанных часов указывать не нужно. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ. 

Шаг 4. После возвращения работника получите с него авансовый отчет (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки. К документу прилагаются все подверждающие документы (чеки, квитанции с гостиниц и др.).

Образцы основных документов для оформления командировки

Отчет по командировке в 2019 году для бухгалтерии должен содержать:

• авансовый отчет;
• документы, подтверждающие расходы на проживание;
• документы, подтверждающие расходы на проезд;
• иные документы, подтверждающие согласованные расходы (например, билет на выставку, целью которой и являлась командировка и т. п.).

В связи с отменой командировочных удостоверений для командировок оформляются такие документы:

1. Письменное распоряжение руководителя. Это может быть приказ по форме Т-9, но может быть и документ в произвольной форме. У нас вы можете скачать бланк приказа как для одного сотрудника, так и для нескольких.

Бланк приказа о направлении в командировку одного сотрудника

Бланк приказа о направлении в командировку двух и более сотрудников

2. В зависимости от установленной на предприятии процедуры может быть оформлено и командировочное удостоверение. У нас вы можете скачать его бланк, а также образец заполнения.

Бланк командировочного удостоверения

Образец заполнения командировочного удостоверения

3. Для подтверждения нахождения в командировке используются проездные документы, документы об оплате проживания или при отсутствии таковых, оформляется служебная записка. У нас на сайте вы можете скачать образец такой служебной записки.

Образец служебной записки

4. По завершении командировки составьте авансовый отчет.

Особенности оформления командировки генерального директора

Для генерального директора не предусмотрено никаких исключений. Оформление его служебной поездки оформляется по общим правилам. Соответственно и то, как отчитываться за командировку в 2019 году, не зависит от должности командируемого лица.

Единственная разница – внутренним нормативным актом организация может установить повышенные суточные директору предприятия, но вопрос налогообложения суточных при этом не изменится – вся сумма сверх нормы будет базой для расчета НДФЛ.

Особенности оформления однодневной командировки

Документальное оформление командировки в 2019 году, если она имела продолжительность всего один день, имеет одну особенность, связанную с начислением суточных.

Для однодневной деловой поездки без пересечения границы РФ суточные не предусмотрены. Для служебной поездки длительностью в один день заграницу предусмотрены суточные в пределах 50% от нормы (п. 20 постановления № 749).

Напомним, что размер суточных работодатель может установить любой на свое усмотрение, но если эти суточные превышают норму, то с них придется уплатить НДФЛ.

В остальном требования по составу документов идентичны командировке нормальной продолжительности.

Если командировка на своей машине, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Для командировки 2019 года новые правила учета подразумевают возможность подтвердить поездку без проездных документов служебной запиской с приложенными чеками на бензин, например.

Если нет и чеков на бензин, то для определения сроков командировки опираются на документы о проживании или только на информацию, полученную из служебной записки сотрудника.

В этом случае сроки не могут выходить за пределы первоначально указанным в распоряжении руководителя.

Если командировка на служебном автомобиле, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Если поездка осуществляется на служебном автомобиле, то ситуация проще, чем с личным транспортом. На служебный автомобиль в обязательном порядке оформляется путевой лист, который содержит даты начала и окончания поездки. С 15 декабря в путевых листах стало больше обязательных реквизитов, подробности в статье “Обновите формы путевых листов”.

Порядок оформления командировки в 2019 году

Порядок, предусмотренный при направлении сотрудника в служебную поездку, регулируется уже упомянутом постановлении № 749.

Кроме того, порядок выплаты суточных и иных возмещений расходов, связанных с командировкой, установлен в ст. 168 ТК РФ. Как уже было отмечено выше, организация или предприниматель вправе оформлять командировочное удостоверение, как и прежде до 2015 года.

Бухучет командировочных расходов в 2019 году

Получив подтверждение командировочных расходов в 2019 году, бухгалтер сделает такие проводки:

• Дт 20, 23, 26, 44 и иные счета учета затрат Кт 71 – отражаются все расходы, включая суточные;
• Дт 71 Кт 50 – выдан перерасход по авансовому отчету;
• Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетной суммы;
• Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суточных сверх нормы (удержание будет происходить из ближайшей заработной платы, начисленной этому сотруднику). 

Подпишитесь на “Упрощенку” на полгода, а читайте 12 месяцев!

До 23 декабря действует самая выгодная акция при подписке на журнал “Упрощенка” — годовая подписка по цене полугодия. Торопитесь оплатить счет. Подарок за подписку — книга “Упрощенка. Годовой отчет 2019”.

16 декабря — последний день акции

Источник: https://www.26-2.ru/art/351894-oformlenie-komandirovkii

Служебная командировка в 2019 году: правила и важные нюансы

Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. 166 ТК РФ. В ней говорится, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Из ст. 166 ТК РФ следует, что:

1. Служебная командировка должна нести производственный характер.
2. Направить в служебную командировку можно только тех лиц, которые оформлены по трудовому договору, а не по договору гражданско-правового характера.
3. Не признаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Такой характер работы прописан в трудовом договоре.
4. Длительность служебной командировки должна быть целесообразна. В Письме Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 говорится, что «в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке».

В Письме Минтруда от 09.06.

2017 № 14-2/ООГ-4733 также даются уточнения относительно дистанционных работников: «Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой». Следовательно, поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

Факт того, что сотрудник работает дистанционно, должен быть зафиксирован в трудовом договоре как место работы (ст. 57 ТК РФ). В качестве места работы надомника указывается его домашний адрес.

Поездка в филиал организации за пределы постоянной работы тоже расценивается как командировка. На это указывает п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв.

 Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

 В этом случае работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Размер суточных в 2019 году

Работодатель выплачивает суточные в размере, установленном локальными нормативными документами организации.

Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Однако это правило действует в том случае, если суточные фактически не превышают максимальной величины, не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами в 2019 году:

• 700 руб. в день — для поездок по России;
• 2 500 руб. в день — для поездок за границу.

У компании есть право выдавать суточные больше максимальной величины, но в этом случае подоходным налогом, взносами будет облагаться разница между выплаченными деньгами и обозначенным лимитом.

Для выплаты суточных важно правильно учесть дни командировки. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, в том числе выходные, праздники и дни, проведенные в дороге.

Легкий расчет зарплаты и командировочных, быстрое начисление больничных и отпускных

Узнать больше

При проезде к месту командировки на личном или служебном транспорте количество дней будет определяться по служебной записке. Этот документ работник предоставляет по возвращении из командировки.

К нему прилагаются документы (путевой лист, счета, кавитации, кассовые чеки с АЗС), которые подтверждают маршрут следования автомобиля.

Во всех остальные случаях количество дней подтверждается проездными документами.

Обратите внимание на ч. 2 п. 16 Постановления Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749, в котором говорится, что выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории РФ «осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абз. 2 п.

 11 Положения о командировках, с учетом особенностей, предусмотренных п. 19 Положения». То есть в размере, который установлен в локальных нормативных актах.

Если в загранпаспорте нет отметки (командировки в страны СНГ), то подсчет количества дней осуществляется по проездным документам. Во всех остальных случаях — по отметке в загранпаспорте.

Если командировка подразумевает поездки в близко расположенную местность и работник ежедневно возвращается домой после выполнения служебных обязанностей, суточные не выплачиваются.

Чтобы правильно рассчитать командировочные, воспользуйтесь специальной шпаргалкой.

Как оформить командировку: необходимые документы

Прежде всего компании, которые направляют своих сотрудников в служебные командировки, должны иметь разработанное положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали.

Ранее в комплект обязательных командировочных документов входили служебные задания и командировочные удостоверения. Но с 8 января 2015 года эти документы упразднены. Теперь направление работника в служебную командировку производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя.

1. Издание приказа о направлении работника в командировку

Работник направляются в командировку на определенный срок на основании письменного решения работодателя. Поэтому обязательно издается приказ (можно использовать форму Т-9), где указывается вся та информация, которая ранее входила в командировочное удостоверение и служебное задание.  

Сотрудник знакомится с приказом под роспись.

2. Выдача аванса на командировочные расходы

Выдача подотчетных средств производится на основании распорядительного документа руководителя — приказа, распоряжения, решения.

Это также может быть письменное заявление командированного сотрудника, в котором стоит надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, его подпись и дата.

Подробнее об этой процедуре читайте в статье «Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами».

Помимо выдачи аванса на командировочные расходы в табеле учета рабочего времени проставляются соответствующие отметки (код «К» или «06»).

Если работник отработал день, а вечером этого дня уезжает в командировку, то в табеле учета рабочего времени проставляется код «Я» и выплачивается зарплата за этот день, та как фактически этот день сотрудник находился на рабочем месте.

Если командировка длилась со вторника по понедельник, то для субботы и воскресенья проставляется код «К». Если во вторник сотрудник не приходит на работу и находится в пути по договоренности с работодателем, то в табеле тоже указывается код «К».

3. Заполнение авансового отчета

По возвращении из командировки работник передает работодателю авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных суммах, на основании которого производится окончательный расчет (к авансовому отчету прилагаются фактические расходы по проезду, расходы на проживание и документы об иных расходах, связанных с командировкой). Отчет о выполненной работе в командировке не представляется.

С указанной даты фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам, представляемым им по возвращении.

Источник: https://kontur.ru/articles/5061

Командировка 2019: базовые положения

В статье рассмотрим основные аспекты направления работника в командировку: каковы гарантии работника в 2019 году, кого нельзя направлять в служебную поездку, какой может быть ее длительность.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Служебная командировка — это поездка работника в другой населенный пункт по направлению работодателя на определенный срок для решения установленных задач. То есть сотрудник по официальному приказу руководителя отправляется вне места его основной работы по служебной необходимости.

Стоит уточнить, как оформляется в настоящее время командировка, 2019 год не принес существенных изменений в законодательство о поездках по служебным делам.

Нормы, регулирующие разъездной характер работы и командировки, сосредоточены в Трудовом кодексе РФ и Положении “Об особенностях направления работников в служебные командировки”, утвержденном Постановлением Правительства РФ № 749.

Этими законодательными актами установлено, что работник имеет право на сохранение за ним на этот период рабочего места и должности, заработка, а также на возмещение понесенных трат.

Что такое командировка

Определение, данное в законодательных актах, выделяет несколько обязательных признаков:

• она осуществляется по распоряжению руководителя;
• задания работник выполняет вне постоянного места своей деятельности, в другом населенном пункте чаще всего;
• она ограничивается определенным периодом;
• работник не выполняет порученные задания по пути, то есть его деятельность не носит разъездной характер.

Направление в командировку обязательно для штатного сотрудника.

Кого нельзя отправить в служебную поездку

На гражданина, оказывающего услуги по гражданско-правовому договору, работодатель не может возложить подобную миссию.

Каких еще работников нельзя направлять в командировки:

• беременных женщин;
• работающих по ученическому договору, если поездка не связана с обучением;
• женщин, воспитывающих малолетних детей (до трех лет), можно отправить только с их согласия и также требуется заранее ознакомить таких сотрудников с документом, разъясняющим возможность отказаться от поручения;
• граждан, осуществляющих воспитание детей в отсутствие другого родителя (если детям нет пяти лет), опекунов и попечителей несовершеннолетних, воспитателей детей-инвалидов и ухаживающих за больными членами семьи без их письменного согласия;
• несовершеннолетних (за редким исключением, когда поездка связана с творчеством или спортом);
• инвалидов;
• иностранные граждане могут выполнять поручение руководителя только в том регионе, где они получили патент или разрешение на работу (кроме представителей профессий, указанных в приказе Минздравсоцразвития РФ № 564н от 28.07.2010).

Продолжительность

В соответствии с нормами закона, руководитель определяет срок, необходимый сотруднику для выполнения поручения с учетом его сложности, объема предстоящих работ и других особенностей. Максимальная продолжительность не установлена ни в одном законодательном акте, то есть сколь угодно длительная командировка вполне возможна.

Однако, надо учитывать, что это не перевод. После выполнения задания работодателя гражданин должен вернуться на основное место работы. Иностранные граждане, временно пребывающие на территории РФ, могут находиться в служебной поездке не более 10 календарных дней, временно проживающие — не более 40 календарных дней.

Для высококвалифицированных специалистов данный срок увеличивается до 30 календарных дней. Во всех случаях речь идет о периоде в течение всего года.

Для иностранцев, временно пребывающих на территории РФ и осуществляющих деятельность по патенту, сроки вообще на прописаны, поэтому их лучше не направлять для выполнения заданий не по месту основной деятельности.

День начала определяется по дате отправления поезда, самолета и т. д. Если для проезда к вокзалу, аэропорту необходимо дополнительное время, оно также должно быть учтено при расчете продолжительности служебной поездки.

Гарантии

Командировка сотрудника осуществляется с соблюдением его прав, в том числе на возмещение расходов. Сначала гражданину выдается определенная сумма, по приезду он сдает отчет, в котором подтверждает расходование средств по назначению, прикладывая документы строгой отчетности.

В состав командировочных расходов, подлежащих возмещению, входят:

• расходы по проезду к пункту назначения — подтверждаются билетами, путевыми листами, документами о приобретении топлива;
• по найму помещения — доказательствами оплаты могут быть счета гостиниц и чеки, договоры и расписки;
• суточные, то есть средства, выдаваемые для компенсации расходов, вызванных проживанием в другом населенном пункте. Их сумма устанавливается в коллективном договоре, иных локальных актах. Максимальный размер не облагаемых НДФЛ суточных по России составляет 700 рублей;
• иные расходы, если они согласованы с администрацией.

Также за сотрудником сохраняется его право на средний заработок, то есть рабочее время в поездке оплачивается именно исходя из его размера. Оформление и расчет оплаты имеют свою специфику, многое зависит от системы учета рабочего времени на предприятии. Так, командировка при суммированном учете рабочего времени требует отдельного разъяснения.

Источник: https://ppt.ru/art/komandirovka/sotrudnika

Командировки, оформление. Порядок оформления и документы выдаваемые работнику при отправке в командировку

Командировка* Правовые основы командировки

* Новые правила оформления

* Возмещение расходов

   Правила оформления служебной поездки освоить несложно, но к командировочным документам нужно относиться очень внимательно.
   Командировкой в соответствии с действующим трудовым законодательством является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
   Работнику возмещаются расходы, связанные с проездом, наймом жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК РФ).   1. Надо отметить, что выполнение поручения работодателя в том же населенном пункте не является командировкой, в подобных случаях уместнее говорить о выполнении служебного поручения в другой организации.

Иногда на практике для этих ситуаций используется термин «местная командировка ». Работник, направленный в другую организацию, сохраняет за собой место работы и среднюю заработную плату, однако никакие расходы, предусмотренные ст. 168 ТК РФ, ему не возмещаются по причине отсутствия таковых.   2. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются, оформления командировочных документов не требуют.

Итак, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются (от. 167ТК РФ):

   • сохранение места работы (должности) и среднего заработка;   • возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

   Расчет среднего заработка производится по правилам, установленным ст. 139 ТК РФ. Для работников, труд которых оплачивается по повременной или повременно-премиальной системе, на практике часто используют другой способ сохранения заработка: выплачивают должностной оклад (тарифную ставку) и премию в общем порядке, не рассчитывая среднего заработка.

Срок командировки

Согласно П.4 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 №749  
Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Но, будет более логично, выписывать командировку, к примеру, по 30 (или 31) декабря текущего года. Ведь дешевле оплатить работнику предприятия дорогу в оба конца, чем выплачивать ему суточные за новогодние праздники, а также решать проблемы с исчислением среднего заработка за этот же период.
В соответствии с п.

4 Положения днем выезда работника в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного – именно от места работы, а не от места жительства.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда работника в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда работника до пункта отправления.

   РАНЬШЕ :Срок командировки не должен превышать 40 дней, не считая времени в пути (за исключением командировки для выполнения строительных и пуско-наладочных работ, в этом случае командировки могут быть продолжительностью до 1 года).

В случае необходимости, например при длительной командировке, заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, которой он командирован. Количество командировок не ограничено.

У работников-иностранцев расчет сроков пребывания в командировках иной.Общая продолжительность трудовой деятельности иностранного гражданина вне пределов субъекта РФ, на территории которого ему выдано разрешение на работу (разрешено временное проживание), в случае его направления в служебную командировку, а также если его постоянная работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, зависит от правового положения иностранца.Так, для временно пребывающего в России иностранца период командировки не может превышать 10 календарных ней в течение периода действия разрешения на работу, а для временно проживающего – 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев.Общая продолжительность трудовой деятельности иностранца вне пределов соответствующего субъекта РФ, если его постоянная работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, не может превышать:    • для временно пребывающего в России – 60 календарных дней в течение периода действия разрешения на работу;

    • для временно проживающего в России – 90 календарных дней в течение 12 календарных месяцев.

Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст .168 ТК РФ):    • расходы по проезду;    • расходы по найму жилого помещения;    • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);    • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

    Работникам организаций, финансируемых из регионального или местного бюджетов, возмещение расходов, связанных с командировкой, производится по правилам, устанавливаемым нормативными правовыми актами субъекта РФ или органа местного самоуправления.

    Для организаций, не получающих бюджетного финансирования, возмещение работникам расходов, связанных с командировкой, осуществляется по усмотрению работодателя.    Порядок и размеры возмещения расходов в этом случае устанавливаются в локальном нормативном акте или коллективном договоре.

В частности, в соответствующем Положении должны быть определены порядок оформления командировки, нормы суточных, категории транспорта для следования в командировку, предельные суммы расходов на проживание, вопросы учета рабочего времени в командировке.

Ограничения на направление в служебные командировки

Запрещается направление в служебные командировки:    • беременных женщин (ст. 259 ТКРФ);    • работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТКРФ).

Направление в служебные командировки:    • женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет,    • работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет,    • работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТКРФ). Эти же правила распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТКРФ).

Указанные категории работников должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку. В приказе о направлении в командировку для этих категорий работников должна присутствовать специальная строка и место для дополнительной росписи.

В комплект документов для оформления служебной командировки входят:

   1) приказ (распоряжение) о направлении работника (группы работников) в командировку – унифицированная форма № Т-9 (Т – 9а) (см. примеры заполнения приказов (распоряжений) о направлении работника(ов) в командировку);   2) командировочное удостоверение работника – унифицированная форма № Т-10 (см. пример оформления );   3) служебное задание с отчетом о его выполнении – унифицированная форма № Т-10а (см. пример служебного задания для направления в командировку и отчет о его выполнении);   4) авансовый отчет – унифицированная форма № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 (см. пример авансового отчета).

Основной документ – служебное задание, которое выдается руководителем структурного подразделения по разрешению руководителя организации на поданной служебной записке. Именно оно является основанием для приказа о направлении работника в командировку.

А уже на основании приказа сотруднику выдается командировочное удостоверение.

ВАРИАНТ

Производственный отдел

Директору Псковскогофилиала ООО «Радуга»

П. Ю. Цареву

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о командировании сотрудника

«05» октября 2009 г.

№ 65

В связи с запуском нового оборудования для производства хлебобулочных изделий и расширением ассортимента выпускаемой продукции прошу направить Дубкову М. Н., главного технолога производственного отдела, в командировку г.

Москва, головной офис ООО «Радуга» для согласования и утверждения рецептур новых хлебобулочных изделий (хлеб «Монастырский», сдоба «Лимонная», печенье «Восторг») сроком с 15 октября по 18 октября 2009 года включительно.

Заведующийпроизводственным

отделом Кашин

А. А. Кашин

   Направление работников в командировку осуществляется в соответствии с приказом (распоряжением) работодателя.
   В приказе указывается:    • место назначения,    • цель командировки,    • срок в календарных днях,    • источник финансирования.   Работник знакомится с приказом под роспись.

   Приказ (распоряжение) издается на основании служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении.

   Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении подписываются руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник.Задание утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.Работнику, направляемому в командировку, выдается командировочное удостоверение установленной формы.

   Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

   Вместе с командировочным удостоверением работнику под отчет выдается предварительно рассчитанная согласно действующему Положению сумма денежных средств. Возможна ситуация, когда работник едет в командировку за счет собственных средств, которые после окончания командировки возмещаются работнику согласно установленных норм.
   После возвращения из командировки в организацию работником составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и в трехдневный срок предоставляется в бухгалтерию, вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом, с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
   Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия и дне выбытия. Если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются соответствующей организацией в каждом городе (поселке).Дни, проведенные работником в пути, оплачиваются как рабочие, за исключением случаев нахождения в пути в выходные и нерабочие праздничные дни.

   Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из населенного пункта, в котором расположено место постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в данный населенный пункт.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

Аналогичным образом определяется и день приезда работника.В зависимости от времени отъезда в командировку решается вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку.

   Присутствие на работе в день отъезда в командировку и в день прибытия из нее устанавливается соглашением сторон трудового договора или договоренностью с непосредственным руководителем.

   В случаях, когда по распоряжению работодателя или в силу объективных обстоятельств работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха. Аналогично решается вопрос о явке работника в день приезда из командировки.
   Задержка в пути при поездке как к месту командировки, так и обратно, произошедшая в результате неблагоприятных погодных условий и иных, не зависящих от работника причин, оплачивается как рабочее время.   Выполняя служебное поручение, командированный работник должен соблюдать режим рабочего времени и времени отдыха той организации, в которую он командирован.

   Выходные и нерабочие праздничные дни он использует для отдыха, поэтому никакой компенсации в виде отгулов или дополнительной оплаты по возвращении из командировки не предоставляется.

   Исключение составляют случаи, когда работник командирован специально для выполнения работы в выходные или нерабочие праздничные дни. В таких ситуациях производится повышенная оплата труда или по желанию работника ему предоставляются другие дни отдыха (ст. 153 ТКРФ).
   В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства.   Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке документами (справка, листок временной нетрудоспособности), выданными медицинским учреждением. За период временной нетрудоспособности командированному работнику по общим правилам выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.————————————————————————————————————

   Для организации учета командированных работников руководитель организации или уполномоченное им лицо должен назначить работника организации, ответственного за ведение журналов выбытия и прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях.

Источник: https://www.bizneshaus.ru/komandirovka.html

Как отправить сотрудника в командировку

Работа каждого предприятия неразрывно связана с командировками его сотрудников. А пребывание в командировке требует конкретных затрат – на покупку пищи, съем квартиры или гостиницы, проезд в общественном и (или) личном транспорте. Чтобы учесть эти расходы на издержки фирмы, оформите определенные документы.

Подготовкой большинства из них должен заниматься кадровик. Однако, если такого нет в штате, эта обязанность ложится на вас, как на работодателя.

В нашей статье мы дадим ответы на такие вопросы:

• что такое командировка;
• кого допускается отправлять в поездку, а кого – нет;
• какие документы нужны для командировки и как их правильно составить и т. д.

Что такое командировка?

Командировкой является поездка штатного специалиста в иную местность с целью исполнения задания начальника. Место трудовой деятельности – это подразделение, где человек трудится на основании договора и (или) приказа о приеме на службу. Командировкой будет считаться поездка сотрудника из главного офиса в филиал и наоборот.

Работа водителей, экспедиторов, курьеров связана с постоянным пребыванием в пути. Согласно статье 168.1 ТК РФ, такие работники также имеют право на возмещение собственных затрат, сопряженных с проездом и съемом квартиры (гостиницы). Составляя коллективный трудовой договор со своими работниками, вы должны четко выписать список работников, деятельность каких будет иметь разъездной характер.

Кого можно отправлять в командировку, а кого нельзя?

Согласно Трудовому кодексу, в поездку может быть направлен только штатный сотрудник вашей организации, с каким вы заключили контракт. Из этого правила есть исключения.

В служебную поездку нельзя отправить:

• беременных;
• несовершеннолетних (исключение – креативные сотрудники СМИ, театров, цирков, концертных учреждений, спортсмены-профессионалы);
• людей, которые трудятся по ученическому договору.

Особый случай – женщины с детьми до 3 лет. Командировать такую категорию работников можно, но женщина должна дать на это свое согласие (в письменном виде). При этом поездка не должна быть противопоказана лечащим врачом.

Согласно статье 259 Трудового кодекса, руководитель предприятия должен письменно уведомить сотрудницу о том, что она может отказаться от поездки.

Все вышеупомянутое полностью относится к лицам, какие ухаживают за больными членами своей семьи и (или) имеют на иждивении детей-инвалидов (инвалидов детства).

Как оформляется отъезд внештатного сотрудника

Как мы уже отметили выше, в служебную поездку вы можете послать только служащего из штата. Но в ряде случаев нанимателю надо командировать сотрудника, с каким заключался договор гражданско-правового характера.

Таким документом, к примеру, может быть договор поручения либо подряда. В этом случае компания также может покрыть затраты человека, сопряженные с деловой поездкой.

Разумеется, для этого затраты не только должны быть прямо связаны с данным поручением, но и доказаны документами. Работник должен предоставить квитанции и чеки.

В гражданско-правовом договоре должен быть отдельный пункт, касающийся возмещения затрат. Тогда ваш работник не будет платить с полученных денег НДФЛ, а вы – платить средства в различные внебюджетные фонды.

Важно: иногда налоговики относят «командировочные» внештатным сотрудникам к их доходу.

Как отстоять свою правоту перед проверяющими?

Используйте такие доводы. Если человек выполняет ваше задание, значит, он начал работать. А согласно статье 67 Трудового кодекса, в этом случае трудовой контракт считается заключенным, даже если он не имеет своей бумажной формы.

Поэтому все претензии налоговиков являются беспочвенными. Стоить отметить, что так же считают и арбитражные суды.

И все же, чтобы избежать излишней волокиты, советуем заключать срочные трудовые контракты с внештатными сотрудниками на период их «командировки».

Сколько может длиться командировка?

Наименьший срок служебной командировки законодательство не определяет. Таким образом, вы можете командировать своего сотрудника даже на один день. Протяженность командировки определяется руководителем предприятия, с учетом объема, сложности и других характеристик поручения, данного рабочему.

День отъезда совпадает с датой отправки соответствующего транспортного средства. Если транспорт отправляется до 24.00, значит, день отъезда – эти сутки. В противном случае – следующие.

Документы для командировочного

Перед отправкой служащего в служебную поездку оформите следующие документы:

• служебное задание (нужна форма Т-10а);
• приказ о направлении сотрудника в командировку (форма № Т-9 либо № Т–-а);
• командировочное удостоверение (заполните форму № Т-10).

Служебное задание – это документ, который составляет начальник отправляемого в поездку сотрудника. Для этого он использует бланк, утвержденный Госкомстатом 5 января 2004 года.

Реквизиты документа такие:

• ФИО и наименование должности сотрудника, которого направляют в командировку;
• отдел, цех или иное подразделение предприятия, в котором трудится человек;
• место отправки – государство, населенный пункт, наименование фирмы;
• протяжность поручения, дата его начала и конца;
• название фирмы, которая будет оплачивать командировочные;
• основание, по которому работник был отправлен в служебную поездку.

Данный документ подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается директором фирмы. После этого кадровый отдел подготавливает приказ о направлении в служебную поездку.

По прибытию на место своей работы человек заполняет 11–й раздел документа, какой называется «Краткий отчет о выполнении задания». Отчет утверждается непосредственным начальником командированного.

Служебное задание относится к документам строгой отчетности – оно должно храниться в архиве на протяжении 5 лет.

По окончании командировки служебное задание, авансовый отчет и удостоверение передаются бухгалтеру для проведения оплаты.

Далее нужно составить другой документ – приказ о направлении в командировку. Для этого документа применяется форма № Т-9, если в служебную поездку отправляют одного человека и форма № Т-9а, если нескольких.

В приказе нужно указать такие данные:

• ФИО и должность командируемого;
• отдел, в каком он работает;
• место командировки;
• время;
• цель.

В приказе необходимо установить источник расчета, с которого сотруднику будут покрываться его затраты. Это может быть, как ваша фирма, так и принимающая сторона. Приказ подписывается директором фирмы. Командируемый должен посмотреть документ и тоже скрепить его подписью. Как и служебное задание, приказ хранится в архиве на протяжении 5 лет.

Командировочное удостоверение – это документ, на основании какого бухгалтерский отдел начисляет и платит суточные. Для удостоверения применяется бланк по форме № Т-10.

В специальном разделе удостоверения работник должен делать пометки в каждом из пунктов назначения о своем прибытии и убытии. Дальше эти отметки должны быть скреплены печатью компании, в какую послан человек.

Всегда ли надо оформлять удостоверение?

Без этого документа могут обойтись:

• филиалы и представительства заграничных фирм;
• организации, какие отправляют своих работников в загранкомандировку. В этом случае даты заезда в страну и отъезда из нее указаны в загранпаспорте.

Без удостоверения можно обойтись и тогда, когда человек вернется на свое рабочее место в день отъезда. Как и остальные документы, удостоверение должно храниться в архиве на протяжении 5 лет. Вы должны регистрировать удостоверения в специально отведенном для этого журнале. Документы людей, приехавших в командировку из иных компаний, нужно регистрировать в другом журнале.

Источник: https://nebopro.ru/blog/komandirovka