Е. Виговский*
Многие предприятия, учреждения, организации независимо от формы собственности используют автотранспорт своих работников для служебных поездок.
Как правильно оформить данные взаимоотношения с работниками, выплачивать им компенсации за амортизацию автомобиля, приобретение горюче-смазочных материалов и запасных частей, исчислять налоги — до настоящего времени остается весьма сложным и проблематичным вопросом для бухгалтера.
Имеется большое количество разъяснений налоговиков и главного финансового ведомства по вышеуказанным вопросам, совершенно отличной друг от друга судебно-арбитражной практикой, которые практически не дают однозначных выводов по уплате налогов и применению в связи с этим положений Налогового и Трудового кодекса Российской Федерации.
И руководители предприятий, и фискальные ведомства приходят в тупик, но к мнению налоговиков и финансистов приходится прислушиваться, либо свои разногласия придется отстаивать в судебном порядке.
Многие авторы публикаций по данной теме расходятся в своих суждениях, предлагая заключать то договоры аренды личного автотранспорта со своими работника ми, то выплачивать им компенсации, установленные действующим законодательством Российской Федерации.
ПОДВОДНЫЕ КАМНИ
Договор аренды автотранспорта или выплата компенсации своим работникам. Одним из способов правильно узаконить взаимоотношения с физическими лицами по использованию принадлежащего им автотранспорта является заключение договора аренды автотранспортных средств.
Многие авторы полагают, что заключение договора аренды транспорта со своими работниками является законным, но так ли это на самом деле? С кем можно в данном случае заключить договор: с работниками организации либо со сторонними физическими лицами — является весьма спорным.
С работниками организации предприятия и учреждения независимо от формы собственности, как работодатели, состоят исключительно в трудовых взаимоотношениях.
Сторонами заключаются трудовые договоры, где в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (далее — ТК РФ) в них предусматриваются основные права и обязанности сторон, оговариваются его существенные условия.
С одной стороны, работник выполняет обусловленную трудовым договором работу, с другой стороны, работодатель предоставляет работнику работу и выплачивает заработную плату, обеспечивает надлежащие условия труда и т. д. В данном случае взаимоотношения сторон регулируются ТК РФ, но никак не Гражданским кодексом Российской Федерации (далее — ГК РФ).
В связи с этим взаимоотношения сторон при выполнении работником своих обязанностей регламентируется совершенно иной отраслью права, законодательством о труде. При этом заключение договора гражданско-правового характера со своим работником на аренду принадлежащего ему автотранспорта было бы ошибочным.
При этом возникает вопрос, может ли организация заключить договор аренды автотранспорта с физическим лицом, который не связан трудовыми взаимоотношениями с работодателем, а является, например, индивидуальным предпринимателем?
Однозначно может.
К примеру, ТК РФ устанавливает только компенсации своим работникам за использование их имущества в пределах соответствующих норм. Каких-либо гражданско-правовых взаимоотношений в данном случае у работника и работодателя не возникает, поскольку они связаны отношениями в сфере труда.
Как видно, разные отрасли права регулируют совершенно отличные друг от друга взаимоотношения, определяют отличающиеся предметы и методы правового регулирования.
Возникают не только вопросы порядка выплат компенсаций работникам за использование их личного автотранспорта для служебных поездок, но совершенно однозначно для руководителя и главного бухгалтера всегда насущными остаются вопросы, как уплачивать в данном случае налоги: налог на доходы с физических лиц (НДФЛ), единый социальный налог (ЕСН), как исчислять базу по уплате налога на прибыль.
Ведь ст. 188 ТК РФ не дает никаких ответов на данный вопрос, но из изложения ее диспозиции вполне возможно было бы посчитать правомерность заключения договора аренды автотранспорта со своими работниками, но в целях налогообложения, применения положений НК РФ, это было бы неправомерным.
Вместе с тем на практике заключение договоров аренды автотранспортных средств у своих работников широко распространено.
Статья 188 ТК РФ предусматривает, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. В целях налогообложения, в том числе произведенных выплат, физическому лицу Налоговый кодекс Российской Федерации устанавливает обратное. В соответствии с п. 3 ст.
217 НК РФ освобождены от обложения налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Трудовой и коллективный договоры не устанавливают нормы компенсационных выплат, а лишь предоставляют организации право самостоятельно определять порядок и размер возмещения затрат, связанных с возмещением расходов при использовании личного имущества работника.
В связи с этим суммы выплат в возмещение расходов при использовании работниками личного транспорта, установленные коллективным или трудовым договором, не являются нормами, установленными в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
На этот счет представляет интерес письмо главного сборщика налогов Министерства Российской Федерации по налогам и сборам (ФНС РФ) от 02.06. 2004 г. № 04-2-06.419@ «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта».
В данном письме налоговое ведомство разъяснило, что при определении не облагаемых налогом на доходы физических лиц компенсационных выплат за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов следует руководствоваться:
— для работников учреждений и организаций, финансируемых из средств бюджетов всех уровней,
Источник: https://www.top-personal.ru/issue.html?2208
Содержание
ТРАНСПОРТ: БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ
sh: 1: –format=html: not found
Источник: http://bii.by/tx.dll?d=204769&pr=1
Расходы на аренду автомобиля
Способы оформления использования транспорта (в том числе личного) в служебных целях
- Аренда автомобиля (в том числе личного) • Аренда с экипажем По такому договору арендодатель должен не только предоставить арендатору автомобиль, но и оказать ему услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст.
632 ГК РФ). • Аренда без экипажа Заключив такой договор, организация просто получает автомобиль сотрудника во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).
- Выплата компенсации за использование личного автомобиля сотрудника • Аренда автомобиля
Заключая договор, особое внимание уделите описанию арендуемого транспорта. В соглашении нужно прописать такие технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль взят в аренду.
Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в п.3 ст. 607 ГК РФ. В договоре аренды транспортного средства можно предусмотреть его выкуп.
Акт оказанных услуг по аренде автомобиля нужно составлять, только если это предусмотрено договором аренды. Периодичность составления тоже прописывают в договоре (ежемесячно, ежеквартально). В бухучете стоимость арендованного автомобиля отражается на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. Амортизация на автомобиль, который не числится на балансе, не начисляется.
Налогообложение
При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля (в том числе сотрудника), можно учесть в сумме фактических затрат (пп. 10 п.1 ст.264, п.1 ст.252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов:
- затраты на ГСМ (пп.2 п.1 ст.253 НК РФ);
- страховые платежи, если обязанность по страхованию возложена на арендатора (пп.1 п.1 ст.263 НК РФ, ст. 646 ГК РФ).
Документальным подтверждением расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства с экипажем являются договор аренды, акты приемки оказанных услуг в рамках заключенного договора аренды и иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора (Письмо УФНС России по г.
Москве от 30 апреля 2008 г. N 20-12/041966.1).
К таким документам, например, относятся:
- приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;
- заявки на использование арендованных автомобилей;
- копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования.
Транспортный налог и налог на имущество за арендованное транспортное средство не платится (платит собственник имущества). Если организация арендует личный автомобиль сотрудника, то НДС данная операция не облагается. Сумма арендной платы включается в доход работника для целей уплаты НДФЛ, но не облагается страховыми взносами.
* В договоре аренды может быть предусмотрен иной порядок распределения указанных расходов.
Выплата компенсаций за использование личного автомобиля сотрудника
Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя или трудовой (коллективный) договор, в котором предусматриваются размеры такой компенсации. Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.
Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях могут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002г. №92.
Согласно постановлению нормы на выплату компенсации составляют:
- по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – 1200 руб. в месяц;
- по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см включительно – 1500 руб. в месяц.
Таким образом, независимо от фактически компенсированной организацией работнику суммы его затрат, связанных с использованием им в течение месяца личного автомобиля для служебных поездок, для целей налогообложения прибыли указанные расходы признаются только в пределах норм, установленных Постановлением №92.
При этом представители налоговых органов считают, что сотруднику необходимо оформлять путевые листы для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:
- не удерживать НДФЛ и страховые взносы с суммы компенсации;
- учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль.
Более того, поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобиля (износ, ГСМ, ремонт), стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов (письмо Минфина России от 23.09.2013г. №03-03-06/1/39239).
Расходы на ГСМ
Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники организации (водители). Средства на приобретение бензина организация выдает таким сотрудникам под отчет по РКО.
Источник: https://bdorus.ru/press/publications/expenses_on_car_rent/
В организации используется автомобиль: 8 ответов на актуальные вопросы
Путевой лист при командировке на стыке месяцев
Водитель транспортной организации будет направлен в командировку для доставки груза 29 февраля сроком на 3 дня.
Как правильно оформить путевые листы на период командировки, которая приходится на стык 2 месяцев? Как в таком случае правильно произвести списание горюче-смазочных материалов?
По общему правилу путевой лист |*| оформляется водителю на 1 рабочий день при условии сдачи путевого листа за предыдущий день работы.
На более длительный срок путевой лист оформляется только в случае выполнения междугородных и международных перевозок сроком более суток (п.
5 Инструкции о порядке оформления транспортных документов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 26.11.2010 № 138; далее – Инструкция № 138, постановление № 138).
* Информация об оформлении путевых листов при использовании служебных легковых автомобилей доступна для подписчиков электронного «ГБ»
Срок, на который оформляется путевой лист служебного легкового автомобиля, устанавливает организация.
Следовательно, путевой лист грузового автомобиля оформляется на срок командировки (рейса). При перевозке сроком более суток оформление путевых листов ежедневно не предусмотрено.
В данной ситуации срок командировки приходится на 2 смежных месяца, что осложняет списание горюче-смазочных материалов за февраль.
Напомним, что основанием для списания горюче-смазочных материалов на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период.
Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работник организации, ведущий оперативный учет горюче-смазочных материалов, делает соответствующую отметку (п.
83 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133; далее – Инструкция № 133).
Следовательно, если командировка водителя начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, то на конец месяца топливо, израсходованное в этом рейсе, не может быть списано. Оно оказывается в остатке по данным бухгалтерского учета.
При прибытии автомобиля из рейса в следующем месяце водитель обязан сдать в соответствующую службу организации путевой лист, на основании которого (на дату его «закрытия», т.е. на дату завершения командировки) будет отражено списание топлива в учетных регистрах оперативного учета (ведомости или карточке учета топлива).
Согласно указанным документам соответствующие записи будут сделаны и в бухгалтерском учете.
Пробег автомобиля учитывается в милях
В служебных целях организация использует легковой автомобиль, на котором пробег учитывается в милях.
Имеет ли право организация заполнять данные о пробеге автомобиля в милях?
Путевой лист легкового автомобиля должен заполняться в соответствии с Инструкцией о порядке оформления путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров, утвержденной постановлением Минтранса Республики Беларусь от 29.03.2012 № 25 (далее – Инструкция № 25).
Путевой лист легкового автомобиля должен содержать следующие сведения (п. 3 Инструкции № 25):
– период действия путевого листа;
– наименование автомобильного перевозчика (штамп (печать) перевозчика);
– марку и регистрационный знак автомобиля;
– данные о водителе;
– отметки о прохождении водителем медицинского осмотра;
– отметки о техническом состоянии автомобиля;
– данные о показаниях спидометра и времени выезда (возвращения) автомобиля;
– данные о движении топливно-смазочных материалов;
– отметки водителя и уполномоченных лиц автомобильного перевозчика, удостоверяющие прием и сдачу автомобиля;
– иные отметки уполномоченных лиц автомобильного перевозчика, оформляющих путевой лист.
Таким образом, обязательным является указание в путевом листе информации о показаниях спидометра. Однако Инструкция № 25 не содержит требования, чтобы эти данные указывались обязательно в километрах.
Если в автомобиле показания спидометра выражены в милях, то и в путевом листе их следует отражать в милях.
Организация вправе, но не обязана в качестве дополнительной информации осуществлять перевод этих показаний в километры (например, через дробь).
По мнению автора, организация имеет право рассчитать норму расхода топлива в соответствии с порядком, установленным Инструкцией о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Минтранса Республики Беларусь от 31.12.
2008 № 141 (далее – Инструкция № 141), на 100 км, затем перевести ее на 100 миль. Данный расчет необходимо отразить в приказе на установление норм расхода топлива. В путевом листе будет отражаться пробег (показания спидометра) в милях. В гр.
7 и 24 «Пробег, км» пробег в таком случае указывается в милях, в слово «км» следует зачеркнуть и проставить слово «миль».
Повышение (понижение) норм расхода топлива устанавливается приказом руководителя организации. Требований приказа, а также ограничений на установление нормы расхода топлива не на 100 км, а на 100 миль Инструкция № 141 не содержит.
Использование автомобиля в выходной день
Водитель служебного легкового автомобиля обратился с заявлением к руководителю организации с просьбой разрешить ему воспользоваться этим автомобилем в выходные дни.
Необходимо ли оформлять путевой лист на такую поездку?
Служебный автомобиль, принадлежащий организации, должен использоваться исключительно для служебных поездок. Если же такой автомобиль используется для нужд работника организации, то в первую очередь необходимо установить, на каком правовом основании это будет происходить.
Так, автомобиль может быть предоставлен работнику в аренду, в безвозмездное пользование и т.д. Взаимоотношения между работником и организацией в такой ситуации должны быть оформлены соответствующим договором (например, договором аренды, договором безвозмездного пользования и т.д.
).
Путевой лист в этом случае не оформляется, так как автомобиль передан физическому лицу, на которого обязанности по его заполнению законодательством не возложены. Использование автомобиля физическим лицом будет осуществляться на основании регистрационных документов на автомобиль, а также на основании договора, заключенного между этим физическим лицом и организацией.
Пробега за день нет
Водитель грузового автомобиля был допущен к выезду, однако по техническим причинам в течение рабочего дня он не выехал на выполнение служебного задания.
Следует ли оформлять путевой лист в такой ситуации?
Общее правило гласит, что путевой лист оформляется водителю на 1 рабочий день при условии сдачи путевого листа за предыдущий день работы. Порядок оформления путевого листа при выполнении автомобильных перевозок грузов установлен Инструкцией № 138.
Если по каким-либо причинам фактический пробег автомобиля в течение срока действия путевого листа отсутствовал, то в путевом листе дублируются начальные и конечные данные спидометра. Остаток топлива в баке повторяется с предыдущего путевого листа; время выезда, возращения, пробег за день, расход топлива указываются прочерком.
Перевозка грузов легковым автомобилем
Организация форму путевого листа легкового автомобиля разработала самостоятельно на месяц. На этом автомобиле периодически перевозятся грузы.
При выписке одного путевого листа на месяц правомерно ли указывать его номер в товарно-транспортной накладной (ТТН-1) в течение всего месяца?
Порядок оформления путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров, в т.ч. порядок оформления путевого листа легкового автомобиля, установлен Инструкцией № 25.
В строке «К путевому листу №» товарно-транспортной накладной формы ТТН-1 |*| указывается номер путевого листа, к которому прикладывается накладная ТТН-1 (п. 16 Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная», утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008 № 192).
* Информация об особенностях заполнения первичных учетных документов доступна для подписчиков электронного «ГБ»
Таким образом, в накладной ТТН-1 указывается номер путевого листа, который выписан при перевозке груза, оформленной данной накладной. Если перевозка груза осуществляется на легковом автомобиле, на работу которого оформлен 1 путевой лист на месяц, то в накладных на перевозку грузов на данном автомобиле в течение всего месяца указывается номер этого путевого листа.
Возможность использовать старые бланки
Постановлением № 138 предусмотрено, что бланки путевых листов отдельных форм, изготовленные до вступления в силу указанного постановления, являются действительными до их полного использования.
Имеет ли право организация использовать в 2016 г. бланки ранее приобретенных путевых листов, утвержденные постановлением Минфина Республики Беларусь от 31.03.2000 № 31, которыми оформляется работа грузовых автомобилей?
Обратимся к нормам п. 2 постановления № 138.
Им установлено, что бланки путевых листов форм 1 (р), 1 (н), 2 (р), 2 (н), 3 (с), 3 (п), 4–7 и бланки формы ТР-132 «Заказ-поручение», изготовленные до вступления в силу названного постановления, являются действительными до их полного использования. Данная норма действует в настоящее время, поэтому организация вправе использовать путевые листы указанных форм до их полного использования.
Справочно: путевыми листами форм 3 (с), 3 (п), 4 оформляется работа грузового транспорта во внутриреспубликанских и международных перевозках.
Расход топлива: сколько знаков после запятой?
При определении количества использованного топлива |*| (путем умножения пробега автомобиля на норму списания топлива) порой получаются цифры с десятичным знаком после запятой.
* Информация об особенностях учета ГСМ доступна для подписчиков электронного «ГБ»
С какой точностью (сколько знаков после запятой) полагается вести учет расхода автомобильного топлива?
Порядок отражения в бухгалтерском учете горюче-смазочных материалов изложен в гл. 4 Инструкции № 133.
Так, оприходование горюче-смазочных материалов производится на основании товарно-транспортной накладной и других первичных учетных документов. Таким образом, поступление топлива отражается в количестве (с учетом дробности целых чисел), указанном поставщиком (п. 76 Инструкции № 133).
На вопрос, с какой же точностью (сколько знаков после запятой) следует отражать расход топлива, нормативные документы, в т.ч. Инструкция № 133, не дают ответа.
По этой причине советуем руководствоваться положениями п. 5 ст. 9 Закона Республики Беларусь от 12.07.
2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»: если в отношении конкретных хозяйственных операций, отдельных составляющих активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов организации в законодательстве Республики Беларусь не установлен порядок их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, такой порядок организация разрабатывает самостоятельно с применением профессионального суждения исходя из требований, установленных законодательством Республики Беларусь.
По мнению автора, порядок учета расхода топлива с точки зрения значения дробности показателей целесообразно отразить в учетной политике организации.
При принятии указанного решения организация может основываться, например, на порядке, применяемом поставщиками и отражаемом ими в оформляемых первичных учетных документах на отпуск топлива; на возможности определения величины остатков топлива при проведении инвентаризации и т.д.
Норма расхода топлива и характеристика автомобиля
В организации используется легковой автомобиль, списание топлива осуществляется на основании линейных норм топлива для этого автомобиля, но характеристика автомобиля (двигатель) по коду VIN не совпадает с фактическими данными технического паспорта.
Имеет ли право организация стоимость топлива относить на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли?
При налогообложении прибыли не учитываются затраты на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных сверх норм, установленных в соответствии с законодательством (подп. 1.7 п. 1 ст. 131 Налогового кодекса Республики Беларусь).
Постановлением Минтранса Республики Беларусь от 06.01.
2012 № 3 «Об установлении норм расхода топлива в области транспортной деятельности и признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь» предусмотрены нормы расхода топлива на транспортные средства в зависимости от марки и модели автомобиля, а также от мощности его двигателя. Аналогичным образом представлены нормы расхода топлива и в иных документах Минтранса.
Следовательно, норма расхода топлива считается установленной в случае, если характеристики автомобиля полностью соответствуют указанным в документах Минтранса Республики Беларусь марке, модели автомобиля, а также мощности его двигателя. Если такого соответствия нет, необходимо пройти процедуру установления нормы расхода топлива, предусмотренную п. 7 Инструкции № 141.
Если есть сомнения в достоверности данных технической документации на автомобиль, необходимо предпринять действия с целью выявления действительных технических характеристик автомобиля (направить запрос производителю, официальному представителю и т.п.).
Если же такое несоответствие выявят контрольные органы, то вполне вероятно, что стоимость списанного на затраты топлива без наличия утвержденных Минтрансом Республики Беларусь норм расхода будет исключена из состава затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль.
Источник: https://www.gb.by/izdaniya/glavnyi-bukhgalter/v-organizatsii-ispolzuetsya-avtomobil-8
Оформление путевых листов: топ-10 вопросов
Основными нормативными актами по использованию автотранспорта являются Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» и Федеральный закон от 08.11.
2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
Первый устанавливает правовые основы обеспечения безопасности дорожного движения на территории РФ, а второй регулирует отношения, возникающие при оказании услуг с использованием автомобильного транспорта.
В статье 6 Устава автомобильного транспорта сказано, что запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. Минтранс России издал Приказ от 18.09.
2008 № 152, в котором утверждены обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения. При этом в Приказе четко сказано, что его обязаны применять в том числе и юридические лица, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
То есть об оказании услуг по перевозке речи уже нет.
Таким образом, Приказ фактически расширил круг лиц, обязанных применять положения Устава автомобильного транспорта. Получается, что эксплуатация любого транспортного средства организации должна оформляться путевым листом (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529, Письмо Минтранса России от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС).
Чтобы от начала и до конца разобраться в порядке оформления путевых листов с учетом новых требований, смотрите вебинар Контур.Школы «Автотранспортные расходы: путевой лист, бухгалтерский учет и налогообложение». В рамках видеоурока показан образец самостоятельно разработанной формы путевого листа, которую можно использовать.
По гражданскому законодательству аренда транспортного средства может осуществляться без экипажа (ст. 642–649 ГК РФ) и с экипажем (ст. 632–641 ГК РФ). По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации.
При аренде автомобиля без экипажа арендатор обязан вести путевые листы, поскольку именно он эксплуатирует транспортное средство и несет расходы на ГСМ.
Путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, является фактическим доказательством использования организацией арендованного транспортного средства в ее деятельности (ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При этом путевой лист — один из первичных документов, подтверждающих расходы на ГСМ в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Путевой лист при аренде заполняется как обычно, только в поле «Организация» нужно прописать сведения о владельце машины — в данной ситуации об арендаторе: его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона и ОГРН (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152).
Приказ Минтранса от 18.09.2008 № 152 предусматривает оформление путевого листа либо на рабочий день, либо на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня. При этом в Письме Минтранса от 04.04.
2019 № ДЗ-514-ПГ говорится, что срок действия путевого листа не регламентирован, а пункт 4 Приказа так же, как и раньше, определяет срок действия, в течение которого путевой лист может быть использован.
В случае если путевой лист оформляется более чем на один день, прописывается дата (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого действует путевой лист.
Таким образом, путевой лист может быть оформлен на период, превышающий один день. Главное, проставить в документе следующие обязательные реквизиты:
- показания одометра транспортного средства при выезде с парковочного места, а также при возвращении из рейса и окончании смены водителя транспортного средства;
- дату и время выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
- дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;
- дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
Действительно, в Госкомстатовских бланках путевых листов не предусмотрены реквизиты для отметок о проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств.
Например, в отношении технического состояния машины в путевом листе легкового автомобиля есть лишь отметка «Автомобиль технически исправен», причем за подписью механика, а не контролера (Типовая межотраслевая форма № 3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78).
Но в документе должны быть дата, время и подпись с указанием фамилии и инициалов контролера, а также текст: «Контроль технического состояния транспортного средства пройден» (п.
12 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утвержденного Приказом Минтранса России от 08.08.2018 № 296, п. 16.
1 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152).
Получается, использование типовых форм путевых листов влечет за собой нарушение нормативных требований. Поэтому унифицированные формы Госкомстата можно лишь брать за основу и дополнять необходимыми реквизитами.
При этом путевые листы могут быть составлены компанией в произвольной форме, но с использованием обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (Письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 25.08.
2009 № 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308).
Проведение предрейсовых медосмотров дистанционным способом действующим законодательством не предусмотрено (Письмо Роструда от 03.10.2018 № ПГ/31740-03-3). На сайте онлайнинспекция.рф говорится, что дистанционно можно провести лишь некоторые манипуляции, входящие в предрейсовый медосмотр. Но невозможно проверить состояние кожных покровов, слизистых глаз, склер, зрачков и их реакцию на свет.
Суд также отмечает, что прохождение предрейсовых медосмотров удаленным способом с использованием телемедицинских технологий не соответствует положениям Федерального закона от 10.12.1995 № 196 «О безопасности дорожного движения» (Постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 03.10.2018 № 05АП-7137/2018).
Если проводить предрейсовые медосмотры водителей дистанционно, то контролирующие органы, скорее всего, расценят это как допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения медосмотра и привлекут к ответственности, предусмотренной частью 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ в виде штрафа:
- для организации — от 110 000 до 130 000 руб.;
- для руководителя — от 15 000 до 25 000 руб.
В соответствии с абзацем 3 пункта 3 статьи 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, работающих в качестве водителей транспортных средств.
По мнению Верховного Суда РФ, если работник по должности не является водителем, но по должностной инструкции или исходя из характера работы ему приходится управлять служебным транспортным средством, то он обязан проходить предрейсовые медосмотры (Постановление Верховного Суда РФ от 19.12.2016 № 18-АД16-173).
Есть и противоположные мнения судов о том, что предрейсовый медосмотр не нужен лицам, работающим в качестве водителей, в служебные обязанности которых не входят обязанности водителей (Апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2018 № 33а-6141/2018).
Исходя из сказанного безопаснее будет провести предрейсовый медосмотр работника, управляющего автомобилем и принятого на работу не в качестве водителя, в том числе и генерального директора.
Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 не относит к числу обязательных реквизитов информацию о пройденном маршруте транспортного средства.
Однако налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в деятельности организации и, как следствие, об экономически обоснованных расходах на ГСМ (ст. 252 НК РФ, Письма Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).
Судебная практика по данному вопросу достаточно противоречива. Некоторые суды солидарны с контролирующими органами и признают, что если в путевом листе нет информации о маршруте, то расходы на ГСМ необоснованны (Определение ВАС РФ от 30.08.
2013 № ВАС-11880/13, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015). Другие арбитры говорят, что отсутствие в путевых листах данных о маршруте автомобиля не является основанием для отказа в подтверждении расходов на ГСМ (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.
2010 № КА-А41/9668-10 и от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10).
В целях предотвращения риска исключения при проверке из состава налоговых расходов затрат на приобретение ГСМ лучше составлять путевой лист с указанием маршрута автомобиля.
Пункт 3 Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, все еще содержит текст, что эти нормы предназначены для расчетов по налогообложению предприятий.
Но, по результатам экспертизы Минэкономразвития России, из пункта было исключено упоминание о предназначении этих норм для расчетов по налогообложению предприятий (п. 4.2 Заключения Минэкономразвития России от 20.04.2012 «По итогам экспертизы на распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г.
№ АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»).
Таким образом, организации не обязаны применять Минтрансовские Методические рекомендации. Об этом не раз говорилось в разъяснениях Минфина, который признает право, а не обязанность налогоплательщиков учитывать эти нормы (Письма Минфина России от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875 и от 27.09.2018 № 03-11-11/69335).
Организации могут использовать как Минтрансовские, так и собственные нормы расхода ГСМ, только не забывая прописать в своей учетной политике выбранный вариант.
Если предприятие использует собственные нормы, то они должны быть утверждены приказом руководителя. Разработать их можно разными способами (Письма Минфина РФ от 10.06.
2011 № 03-03-06/4/67 и Управления ФНС России от 05.11.2015 № 08-14-03/13321). Например, на основании:
- заключения научной организации, осуществляющей разработку таких норм;
- данных технической документации автотранспорта;
- информации, предоставленной изготовителем автомобиля;
- актов контрольных замеров норм расхода топлива для конкретного автомобиля.
Способ заполнения путевых листов Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 не установлен. Однако из положений этого документа следует, что даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляет медицинский работник, проводивший соответствующий осмотр, и заверяет их своей подписью с указанием фамилии и инициалов.
Дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства должен проставить контролер технического состояния автотранспортных средств, проводивший соответствующий контроль, и заверить своей подписью с указанием фамилии и инициалов.
Таким образом, все отметки медика и технического контролера могут быть сделаны только от руки.
Кроме того, путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, а значит, в него не могут быть заранее внесены время, километраж, показания спидометра и маршрут следования. Значит, технически невозможно, выполнив положения Приказа, заполнить эти поля путевого листа на компьютере.
При этом путевой лист — это обычный первичный учетный документ, который может быть составлен не только в момент совершения операции, но и непосредственно после ее окончания (п. 3 ст.
9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
На этом основании можно заполнять путевые листы комбинированным способом: частично на компьютере (проставляя данные, известные до начала рейса) и частично от руки.
Источник: https://school.kontur.ru/publications/1683
|
Необходимость в эксплуатации транспортных средств существует у каждой организации независимо от осуществляемых видов деятельности. Причем транспорт используется как для оказания соответствующих услуг, так и для обеспечения деятельности самой организации. Аналитические материалы, раскрывающие особенности бухгалтерского и налогового учета, документального оформления, учета основных средств и материалов, порядка расчетов, систематизированы в тематической подборке «Транспорт: бухгалтерский учет и налогообложение». Представленные здесь материалы будут интересны не только транспортным организациям, но и организациям, которые используют транспорт в своей деятельности. подборки оперативно отслеживается и пополняется с учетом изменений законодательства, а также возникающих вопросов и практических ситуаций. 1.1. Общие вопросыОсновными нормативными документами, которыми следует руководствоваться при ведении бухгалтерского учета, являются: • Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З); • типовой план счетов бухгалтерского учета, установленный постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50, и Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная данным постановлением (далее – типовой план счетов, Инструкция № 50); • Инструкция по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102; • постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 08.08.2018 № 55 «О дате совершения отдельных хозяйственных операций»; • письмо Министерства финансов Республики Беларус и Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь от 11.04.2019 № 15-1-5/105, № 2-2-10/00891 «Об определении даты совершения хозяйственной операции в бухгалтерском и налоговом учете»; • постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 10.08.2018 № 58 «О некоторых вопросах документального оформления хозяйственных операций, внесении дополнений и изменений в отдельные постановления Министерства финансов Республики Беларусь»; • Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Влияние изменений курсов иностранных валют», утвержденный постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.10.2014 № 69 (далее – Национальный стандарт № 69); • постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 10.08.2017 № 23 «О некоторых вопросах бухгалтерского учета курсовых разниц» (далее – постановление № 23); • Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Учетная политика организации, изменения в учетных оценках, ошибки», утвержденный постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 10.12.2013 № 80; • Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196; • Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Финансовая аренда (лизинг)»,утвержденный постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2018 № 73 (далее – Национальный стандарт № 73); • Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Индивидуальная бухгалтерская отчетность», утвержденный постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.12.2016 № 104; • Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Консолидированная бухгалтерская отчетность», утвержденный постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.06.2014 № 46. Дополнительно по теме: Бухгалтерский и налоговый учет у лизингополучателя по договору лизинга с выкупом предмета лизинга при расчетах в иностранной валюте в 2019 году. Бухгалтерский и налоговый учет у лизингодателя по договору лизинга с выкупом предмета лизинга при расчетах в иностранной валюте в 2019 году. Организация приобрела в лизинг автомобиль. Учет суммовых и курсовых разниц. Возмещение стоимости похищенного автомобильного топлива: налоговый и бухгалтерский учет. Безвозмездное использование служебных автомобилей в личных целях работниками организации: документальное оформление, налоговый и бухгалтерский учет.
Учет штрафных санкций за отклонение от маршрута следования. Услуги экспедитора: оформление акта оказанных услуг, выставление ЭСЧФ, бухгалтерский учет. Если у экспедитора выручка в валюте: три варианта расчетов. Порядок отражения выручки экспедитора и возмещаемых перевозчику расходов. Выручка экспедитора, если обязательства выражены в белорусских рублях эквивалентно определенной сумме в иностранной валюте. Выручка экспедитора, если обязательства выражены в иностранной валюте эквивалентно определенной сумме в иной иностранной валюте. Услуги экспедитора: бухгалтерский и налоговый учет.
|