Служебная записка на командировку если нет документов на проживание

Служебная записка на командировку 2019: образец скачать, как заполнить, пример

Служебная записка на командировку если нет документов на проживание

Служебная записка о командировке подтверждает факт проезда и проживания работника. Документ также потребуется в случае поездки на личном, служебном и арендованном авто либо когда человек задержался в командировке. Рассмотрим образцы служебок на 2019 год.

Внимание! Чтобы оформить командировку в соответствии со всеми требованиями законодательства вам обязательно потребуются:

Работать с документами удобно в программе БухСофт. Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую первичку. Также она включает в себя выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование любой отчетности и многое другое.

Сравнить тарифы и цены ⟶

Функции служебной записки о командировке

Она позволяет удостоверить факт пребывания работника на месте назначения, дату приезда и возвращения. Ее составляют:

  1. Когда работник едет в командировку или возвращается из нее на личном, служебном или арендованном авто. В данном случае в документе указывают фактический срок пребывания в месте командирования. По возвращении он представляет служебку работодателю вместе с документами, которые подтверждают использование авто:
  • путевой лист;
  • счета, квитанции, кассовые чеки и т. д.
  1. Когда работник не может представить документы, подтверждающие проезд и проживание. В этой ситуации оформляют служебку, которая содержит подтверждение принимающей стороны о моменте прибытия и выбытия к ней работника. В качестве приложения составляют документ о том, что принимающая сторона подтверждает время нахождения по месту командирования. Работник оформляет его самостоятельно по прибытии.
  2. При направлении в командировку. Служебную записку о направлении в командировку оформлять не обязательно. Но ее разработка и применение не запрещены. Если компания решит, что составление документа целесообразно, данное правило закрепляют в локальных нормативных актах.
  3. Когда работник задержался в командировке по уважительной причине. Такой причиной может быть производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). Служебка на имя директора позволяет продлить срок командировки.

Важная функция служебной записки о командировке – подтверждение затрат работника за время командировки.

Также она потребуется для начисления суточных. Ведь для определения их суммы требуется знать количество времени, проведенного в поездке.

служебной записки о командировке: образцы заполнения разделов

служебки зависит от целей ее составления. При этом форма может быть единой (типовой шаблон). Законодательство это никак не регулирует. Компания вправе закрепить положения о составлении служебок в локальных нормативных актах, в приказе руководителя либо в положении о командировках.

Важно включить в служебку следующие реквизиты:

  • ФИО директора фирмы в дательном падеже (в правом верхнем углу);
  • ФИО руководителя подразделения и ФИО специалиста, составившего записку (ниже);
  • Наименование документа (в центре бланка);
  • Ниже – содержание документа (указывают дату отъезда и приезда, цель поездки, марку, модель машины, регистрационный номер и т. п.
  • Перечень прилагаемых документов (внизу бланка)
  • Дату составления и подпись работника с расшифровкой.

При составлении служебной записки об отмене командировки важно указать основания. Следует включить в документ причины ненаправления человека в поездку. Приведем примеры формулировок:

  • «В связи с выполнением ремонтных работ арендатором своими силами, прошу отменить командировку инженера Васильева С.С. в г. Воронеж»;
  • «По причине болезни директора компании прошу отменить командировку Петрову П.М.».

Кроме того, нужно дополнительно издать приказ.

При оформлении служебки о продлении командировки указывают причины задержки.

В случае болезни командированного работника к документу прикладывают копию больничного листа.

Законодательство не содержит положений о месте хранения служебных записок на командировки. Их копии следует подшить к личному делу работника. Оригиналы хранят в отдельной папке.

Образцы служебных записок о командировке на 2019 год

Приведем актуальные примеры служебок для различных ситуаций.

Образец служебной записки о направлении сотрудника в командировку

Потребуется, если руководство фирмы приняло решение о ее оформлении и закрепило такую необходимость в локальных документах.

Образец служебки о подтверждении факта пребывания в командировке при отсутствии подтверждающих документов

Потребуется, чтобы подтвердить фактический срок пребывания работника в командировке, которые не имеет документов о проезде и проживании.

Когда служебка составлена

После составления и согласования служебки в бухгалтерии, ее представляют на подпись директору компании и работнику, который едет в командировку.

Если служебку оформляет работник по факту возвращения из командировки, он должен отдать ее директору в первый день выхода на работу. Вместе со служебкой работник предоставляет документы о понесенных затратах: чеки, счета, договоры и т. п. Если документов нет – затраты и причины отсутствия документов детально прописывают в служебке.

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/1869-slujebnaya-zapiska-na-komandirovku-obrazets-2019

Образец служебной записки на командировку в 2019 году – заполнения, направлении, продлении, отмене

Служебная записка на командировку если нет документов на проживание

Командировки позволяют направлять сотрудников в деловые и служебные поездки в структурные подразделения организации или к фирмам-партнерам, расположенным в других городах или даже странах.

Если командировка  была запланирована давно, то приказ о ней кадровая служба компании подготовит на основании плана.

Но если ситуация не терпит отлагательств и необходимость поездки появилась только сейчас, то быстро оформить ее вне графика можно через служебную записку. Именно она станет достаточным основанием, чтобы издать приказ на командировку.

Служебные задачи могут выполняться сотрудником не только по месту работы, но и в других подразделениях организации, которые иногда находятся даже в разных странах.

А также некоторые сотрудники иногда вынуждены выезжать на встречу с партнерами или клиентами, либо даже проводить определенные действия прямо у них на работе.

Все такие поездки согласно Трудовому Кодексу принято называть командировками. Сотруднику гарантируется законом, что работодатель оплатит ее по среднему заработку.

На нанимателя ложится также обязанность по компенсации всех расходов на транспорт, проживание и т. д.

Если из места нахождения сотрудник не может возвращаться домой ежедневно, то ему также положена выплата суточных для компенсации дополнительных расходов.

НК РФ устанавливает обязанность нанимателя с выплаты за командировку удерживать все положенные налоговые платежи и переводить средства в бюджет.

С этих сумм также должны платиться страховые взносы. А вот с сумм компенсаций расходов (на жилье, на транспорт) или суточных НДФЛ и взносы в Фонды платить не требуется.

Важно! ТК РФ не позволяет отправлять в командировки беременных сотрудниц, несовершеннолетних работников и другие категории «льготников».

Оформляется она по правилам, приведенным в Постановлении Правительства №749 от 13.10.2008 г.

Фактически единственным обязательным документом для направления сотрудника в командировку является приказ (распоряжение) руководителя.

В прошлом служебные записки также были обязательными документами, по крайней мере, для внеплановых командировок.

Впрочем, и отчитаться без них было весьма проблематично. Сейчас этот документ уже давно переведен в разряд необязательных. Порядок оформления упростился.

Учитывая, что она носит необязательный характер, для нее отсутствует и регламентированная форма, утвержденная законом.

Замечание. Однако, служебная записка иногда единственный вариант дать основание для оформления командировки особенно в крупных организациях.

Более того, организация, выпустив соответствующий локальный нормативный акт, имеет возможность обязать сотрудника и его начальников следовать определенному порядку при оформлении документа или даже использовать специальную форму бланка.

Когда она необходима

Бесспорно, когда направление сотрудника в командировку инициируется руководителем организации, то без служебной записки можно обойтись.

Он может сразу всю нужную информацию прописать в приказе или оформить отдельное служебное задание.

Подобная практика широко применяется в небольших фирмах, где каждый вопрос решается в индивидуальном порядке с директором.

Если сотрудника в командировку отправляют по инициативе его самого или его непосредственных начальников, то служебная записка — именно тот документ, который может стать основанием для оформления приказа.

Замечание. При наличии командировки в графике служебная записка становится необязательной.

Придется также писать ее в следующих ситуациях:

  • Нужно пояснить цели командировки.
  • Необходимо изменить или уточнить сроки поездки.
  • Требуется согласовать расходы или выплатить суточные, аванс и т. д.
  • Подобное требование установлено в локальных нормативных актах организации-работодателя.

Нюансы заполнения

Служебная записка — это документ, который составляется в свободной форме. Но при его оформлении надо придерживаться основных правил официальной переписки.

Она пишется в случае отправки сотрудника в командировку, при необходимости внести корректировки в параметры уже утвержденной поездки, требуется получить авансирование на расходы и т. д.

При этом каждый вариант будет немного отличаться от остальных.

О продлении

Иногда командировка может неожиданно затянуться на больший срок, чем планировалось.

Это может произойти из-за болезни сотрудника или по независящим от него причинам (например, если переговоры затянулись).

В этом случае сотрудник или его непосредственный начальник может написать служебную записку с просьбой продлить командировку и обоснованием данной необходимости. Образец данного документа можно скачать здесь.

Об отмене

Ситуации, когда командировка, запланированная заранее, не может состояться из-за изменений в работе сотрудника или у партнеров компании тоже не редкость, особенно при длительных графиках поездок.

В этом случае сотрудник или его непосредственный начальник также должны поставить в известность руководство организации.

А оно уже даст необходимые указания другим отделам предприятия. Скачать образец записки об отмене служебной командировки можно здесь.

На командировочные расходы

Обычно на расходы сотруднику выдается определенный авансом перед его поездкой. Это делается с целью, чтобы он не оказался в невыгодном положении и не был вынужден расходовать собственные средства на служебные нужды.

Но работодателю необходимо знать, какую сумму требуется выдать и учесть пожелания сотрудника при их наличии. Для этого также пишется служебная записка (пример можно скачать здесь).

Для отчета

По окончании поездки сотрудник должен отчитаться о выполнении служебных заданий, а также расходах.

В отношении выданного аванса сдается авансовый отчет в бухгалтерию. Сложнее ситуация обстоит с отчетом о выполнении поручений.

Ранее для служебного задания существовала специальная форма, где и ставились отметки о выполнении конкретных задач. Вместо этого документа теперь чаще оформляют обычную служебную записку (пример можно скачать здесь).

Особенности составления

Служебная записка — это документ свободной формы, хотя некоторые организации и пытаются его загнать в определенные рамки, утверждая соответствующие формы с помощью локального нормативного акта.

В зависимости от ситуации оформляется она непосредственным руководителем сотрудника, отправляемого в командировку или самим работником.

Дополнительно к ней могут прилагаться самые разные документы. Например, для подтверждения использования автомобиля понадобится путевой лист и чеки за бензин.

Важно! В записке должна четко и ясно излагаться суть обращения, просьбы или информация, которая должна быть доведена до руководителя.

Для ИП

Индивидуальные предприниматели являются фактически самозанятыми гражданами. Они не могут себя отправить в командировку.

Однако, это не лишает ИП возможности учитывать расходы на проживание и/или топливо при расчете и уплате налогов.

Но для этого надо будет иметь документальное подтверждение расходов и обосновать при необходимости смысл поездки для бизнеса.

Для руководителя предприятия

Руководителю предприятия довольно часто также нет необходимости отчитываться за свои командировки.

Исключения составляют ситуации, прямо предусмотренные в Уставе или других локальных нормативных актах компании.

В большинстве случаев от руководителя предприятия не требуется никаких служебных записок. Но если она предусмотрена, то пишется точно в том же порядке, что и простым сотрудником.

При поездке за границу

Не все организации отправляют сотрудников в поездки исключительно по территории России.

Довольно много людей вынуждены по работе ездить и в другие государства. Им в обязательном порядке необходимо писать служебную записку.

Доказательством зарубежной поездки станут отметки таможенных служб. Совсем не лишним будет приложить также и проездные документы или сделать отметки в путевом листе.

Последнее правда возможно обычно исключительно в ближайших странах.
Командировочные при зарубежной поездке выплачиваются обычно в валюте.

Работодатель также будет должен взять на себя оплату госпошлины за выдачу загранпаспорта сотруднику, если самостоятельно им документ ранее не оформлялся.

Совет. Нанимателям выдавать командировочные лучше все же переводом на карту. С наличными средствами других государств проблемы могут возникнуть как у организации, так и у сотрудника.

На служебном или личном авто

При поездке на служебном или личном авто сотрудника организации надо будет оплатить ему расходы на бензин или учесть выданные авансом средства. Для этого составляется путевой лист.

Дополнительно в данной ситуации сотруднику потребуется написать служебную записку и об использовании личной или служебной машины. Пример данного документа можно скачать здесь.

: правила работы

Хотя служебная записка перестала быть обязательным документом при оформлении командировки в большинстве случаев без нее не обойтись.

Причем многим сотрудникам придется оформлять несколько таких документов. Требований к запискам особых в законе нет.

Но все же при написании документа следует соблюдать общие правила деловой и официальной переписки.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://zanalogami.ru/obrazec-sluzhebnoj-zapiski-na-komandirovku/

Образец служебной записки на командировку в 2019 году – скачать бланк, расходы, об отмене, на личном авто, форма, как написать

Служебная записка на командировку если нет документов на проживание

2   0   4806

Служебная записка является одним из главных документов, который используется внутри организации. Она служит для передачи информации и подтверждения отправки работника, а также для расчёта расходов во время поездки.

Зачастую служебную записку оформляют тогда, когда отсутствуют проездные билеты, бумаги на проживание в другом населённом пункте.

Что это такое

Командировочная записка – это внутренний документ, подтверждающий отправку работника в другой город на временную работу и прибытие обратно. Бумага оформляется сотрудником после командировки в тот же день либо через максимум 3 суток.

К этой записке необходимо приложить чеки, документы с затратами на топливо, стоянку, жильё и др. Исключительно в таком случае работодатель может компенсировать расходы за командировку.

Согласно письму Министерства Финансов от 20 апреля 2015 года на основании лишь одной служебной записки доказать собственные затраты проезда сотрудника невозможно. 

В каких случаях нужна

Служебная записка на командировку нужна в следующих случаях:

  • когда проезд будет проходить на служебном, личном, арендованном транспортном средстве;
  • если у работника нет документов об отправлении и месте пребывания.

Такая бумага нужна для бухгалтерского учёта при начислении денег за время работы за пределами фирмы. Также записка используется в качестве основания для издания приказа об отправлении сотрудника в командировку.

Форма

Командировочное уведомление оформляется на специальном бланке (формат А4) организации от руки или через принтер. Точного стиля служебной записки законодательство не предусматривает. Форма должна быть составлена самой компанией.

Примерный бланк скачайте по ссылке.

Обязательной формы служебной записки нет, но в нём должны быть такие пункты:

  • сверху указывается должность, ФИО работодателя, название компании;
  • сам текст обращения с числом выезда и приезда, цель командировки, марку, государственный номер автомобиля;
  • перечисление прилагаемых документов;
  • ФИО и должность специалиста, побывавшего в поездке. Его подпись.

К записке работник прилагает путевой лист, чеки за оплату топлива, стоянки, жилья и т.д. Бумага отдаётся директору. Он ставит свою подпись и отправляет на бухгалтерию для подсчёта расходов и их возмещения.

Сумма суточных зависит только от местоположения сотрудника (за границей или на территории РФ).

Образец служебной записки на командировку в 2019 году:

От директора

Директор компании, как и остальные сотрудники, должен также заполнять документы на командировку, учитывая служебную записку. Приказ о своей командировке не является доказательством совершения поездки.

Так как директор занимается привлечением кадров, увольнением работников и другими делами, увеличивающие эффективность организации, то он может временно передать свои полномочия. Для этого нужно оформить доверенность, согласно статье 185 ТК России. Ниже представлен образец служебной записки о командировании руководителя.

Оформляется записка для всех работников точно также, независимо от должности.

На личном авто

Если специалист принял решение отправиться в командировку на собственном транспорте, то необходимо учесть положения, описанные в постановлении Правительства РФ от 13 октября 2008 года №749.

Пункт 7 этого закона говорит о том, что работник, отправляющийся на личном, служебном или на арендованном автомобиле, должен указать фактическое пребывание в командировке. Основанием для этого послужит путевой, маршрутный листы, чеки и иные документы, подтверждающие путь поездки.

Если таких бумаг нет, то нужно к служебной записке приложить квитанцию, талон об оплате жилья. Рекомендуется приложить все вышеперечисленные документы.

На расходы

Затраты по командировке компенсирует непосредственно компания. Чтобы получить деньги, нужно к служебной записке приложить все чеки и бумаги, полученные в период поездки.

Бухгалтер всё подсчитает и возместит убытки.

Образец служебной записки на возмещение расходов:

Отчёт

Руководитель после возвращения работника из поездки должен оформить авансовый отчёт в течение 3 дней, ориентируясь на чеки и талоны. На основании этого документа сотруднику компенсируют расходы.

Бывает, что работник за 3 суток не подписал авансовый отчёт, то есть не отчитался о потраченных денежных средствах. Тогда работодатель может эти расходы компенсировать из заработной платы сотрудника.

Единого оформления авансового отчёта нет. Но часто берут привычный государственный стиль №АО-1. В документе должно быть минимум 3 подписи: работника, главного бухгалтера, директора.

Скачать бланк можно по ссылке.

Если истрачено меньше денег, чем было выдано, то остаток отдаётся обратно в кассу. Деньги выдаются по тому реквизиту, который указан в отчёте.

Служебная записка на командировку хранится вместе со всеми основными документами в кадровом отделе организации. Можно подшивать все трудовые бумаги в папку. Срок хранения служебных записок составляет 5 лет.

Копию документа о командировке можно вклеивать в личное дело работника. Но это не обязательно.

Какие документы прилагаются

К служебной записке для уточнения расходов прилагаются такие бумаги:

  • чеки и квитанции о расходах на топливо, жильё, стоянку.

Если у сотрудника нет таких бумаг, то ему нужна служебная записка, где будет написана дата отъезда и возвращения, с отметкой подтверждения от компании.

Как составить об отмене командировки

Бывают случаи, когда работник по уважительным причинам не может съездить на командировку. События, по которым поездка отменяется, должны быть описаны в правилах компании.

Бланк приказа можно скачать тут.

Основные причины для отмены командировки:

  • погодные условия;
  • семейные обстоятельства;
  • заболевание сотрудника.

Причина должна быть указана в приказе.

Если работнику дали денежные средства на поездку, то он при отмене командирования должен их вернуть в бухгалтерию. Также оформляется приказ об отмене поездки, в котором должна быть указана причина.

В данном эпизоде сотрудника отзывают по причине досрочного выполнения работы. Но стиль документа при отмене командировки по другой уважительной причине будет таким же.

Какие бумаги может заменить

Служебная записка на командировку нужна для указания задания, из-за которого работник находиться в поездке, для установления сроков пребывания в поездке и правильного расчёта затрат.

Поэтому она заменяет собой:

Служебная записка на командировку является универсальной, так как заменяет сразу 3 документа.

Требуется ли для ИП

Индивидуальный Предприниматель может написать служебную записку о расходах в командировке и тем самым подтвердить свои затраты. Но он также имеет право не писать о ней, так как у него нет руководителя.

Иногда налоговые инспекции требуют оформления служебной записки на командировку, подозревая ИП в отклонении от уплаты пошлины. В таком случае гражданин может подать в суд. Судьи зачастую встают на сторону ИП, так как они считают данный случай дискриминацией физического лица.

Во избежание проблем в суде с налоговыми органами можно составлять служебную записку на командирование.

Служебная записка на командировку – внутренний документ компании, который служит для подсчёта затрат во время поездки, указания цели отбытия, период времени между отъездом и возвращением.

Хранится командировочное уведомление в кадровом отделе вместе с другими документами в течение 5 лет. Оно заменяет собой удостоверения о командировке, отчёт по выполненным задачам, задание.

Для ИП записка не обязательна, но для ухода от проблем с налоговой инспекцией её делать рекомендуется.

по теме:

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristampro.ru/obrazec-sluzhebnoj-zapiski-na-komandirovku/

Служебная записка командировка проживание

Служебная записка на командировку если нет документов на проживание

Служебные записки, связанные с направлением работника в необходимую местность, существуют двух вариантов:

Данный вариант записки является основанием для издания приказа и может составляться непосредственным начальником командируемого лица.

Главное в данном случае является аргументация необходимости отправки работника в поездку.

об организации командировки

В связи с производственной необходимостью прошу с 5 февраля 2018 года младшего бухгалтера Головко Алину Сергеевну командировать на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546 в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия.

Кроме этого, прошу в связи с командировкой выделить:

Начальник бухгалтерского отдела Сазонова Е. Е.

Данная отчетная документация составляется самим работником после выполнения задания и по прибытию на предприятие и выступает в качестве основания для восполнения расходов, связанных с поездкой.

Кроме этого, перечнем указываются реквизиты всех оправдательных документов на расходы.

руководителю Горбань О. О.

о командировочных расходах

Согласно приказу №334 от 03.02.2018, я отбыла в командировку в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546.

Документы основания расхода топлива на поездку и прочие расходы прилагаю.

Перечень документов: путевой лист, талоны на бензин, чеки из гостиницы.

Младший бухгалтер Головко А. С.

Составляется с целью возврата затраченных средств на подготовительные работы и с обозначением причины отмены мероприятия.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

В связи с составлением годового баланса бухгалтером филиала самостоятельно прошу отменить командировку младшего бухгалтера Головко А. С.

Главный бухгалтер Сазонова Е. Е.

В данном случае составление служебной записки выполняется в такой же последовательности, как и в случае с командировочными расходами – работник собственноручно составляет отчетность и в произвольной форме перечнем указывают основные данные поездки, отчитывается относительно проделанной работы, указывает на понесенные расходы и прикладывает оправдательные бумаги, чеки, квитанции.

В ходе формирования записки также нужно учитывать нюансы и обстоятельства, при которых она составляется.

Согласно законодательству РФ, предприниматели являются самозанятыми гражданами, а значит, и отправить себя в командировку они не могут, что избавляет их от положенного документального сопровождения поездки.

Однако, они вправе учитывать часть расходов при уплате налогов. Уменьшить налогооблагаемую базу допустимо за счет:

  • расходов на гостиницу – аренда помещения;
  • расходов на топливо – затраты на материалы.
  • Также важно подтвердить документально расходы и обосновать необходимость поездки для бизнеса, например, встреча с поставщиками или партнерами для решения глобальных вопросов.

    Командировка директора

    Согласно Положению Правительства РФ №749, директор предприятия является таким же наемным рабочим, как и прочие сотрудники, а значит, нужно всю командировку документально оформлять.Однако Роструд имеет иное мнение, согласно которому директор не нуждается в составлении документов, так как он все равно их подпишет самостоятельно, а значит, продублирует.

    Поездка за границу

    В случае поездки за границу формирование командировочного удостоверения не требуется, но составлять служебную записку необходимо.В данном варианте возмещение командировочных расходов будет выполняться в валюте, а доказательством пребывания сотрудника на территории иностранного государства послужит отметка таможенных работников в паспорте о пересечение границы.Если же поездка планируется в ближнее зарубежье, то оправдательными будут проездные документы или отметки в путевом листе.

    Применение служебного или личного авто

    Для этого случая кроме прочих оправдательных бумаг следует приложить к служебной записке:

  • Путевой лист и бумаги, указывающие на проезд согласно маршрутной линии.
  • Талоны и прочие квитанции, указывающие на расходы, связанные с обслуживанием и заправкой авто.
  • Командировка в выходной день

    Когда происходит командирование сотрудника, не имеет значение, в какой день выполнялось поручение руководителя, главное — количество затраченных на данное задание часов.Так что на правила формирования документации не влияет используемый день недели.

    Без каких бумаг можно обойтись при наличии записки

    Согласно изменениям в нормативных актах, служебная записка выступает заменой для:

  • командировочного удостоверения;
  • служебного задания;
  • отчета о выполнении задач.
  • За чьей подписью и согласованием формируется документ

    Подписывает и утверждает все документы, связанные с будущей командировкой и по ее окончанию, руководитель предприятия.Согласование служебной записки требуется с бухгалтерией, кроме этого любые расходы, понесенные в ходе подготовки поездки и во время нее, необходимо документально оформить для бухгалтерской отчетности.Согласно законодательным актам, четкой даты подачи отчета за командировку для осуществлявшего ее работника не существует, однако существует требование в отношении совершения этого действия как можно раньше по возвращению из командировки.

    Заключение

    Служебная записка на данный момент является основным документом в документальном оформлении командировки, так как она является носителем всех основных фактов и отчетом за понесенные расходы.Особенности оформления служебных командировок подробно представлены в данном видео.

    Как составить служебную записку о командировке (образец)?

    Служебная записка о направлении в командировку не является обязательным документом. Однако ее составление необходимо в ряде случаев.В каких именно? И нужна ли она вообще?Эти и многие другие нюансы мы рассмотрим далее.

    Нормативная база

    Ни один нормативно-правовой акт не регулирует порядок оформления служебных записок при направлении сотрудников в командировки.Если руководители предприятия сочтут нужным закрепить основные положения о регулировании такого документа, они могут внести соответствующие записи в локальные нормативно-правовые акты предприятия. Данная возможность регламентируется пунктом 3 Положения №749.Правила можно прописать, например, в приказе руководителя или специальном Положении о командировках.

    Что это за документ?

    Служебная записка – это особый документ, который удостоверяет факт пребывания командированного сотрудника на месте, а также дату приезда и возвращения из командировки.Служебная записка потребуется в следующих случаях:

  • если работник осуществляет поездку в командировку на личном, служебном или арендованном транспортном средстве;
  • если сотрудник не имеет подтверждающих документов о факте проезда и проживания.
  • Для чего требуется?

    В первую очередь, данный документ необходим для начисления суточных, так как для их расчета требуется знание времени, которое сотрудник провел в командировке.Служебная записка также служит подтверждением расходов, понесенных сотрудником за время командировки.

    Какие документы заменяет?

    Служебная записка согласно новому Постановлению Правительства РФ № 1595 заменяет собой следующие документы:

    Составляем служебную записку на командировку (образец 2018)

    Служебная записка оформляется работником предприятия самостоятельно сразу после возвращения из поездки.Для начисления оплаты и компенсационных расходов важно правильно заполнить документ.Рассмотрим основные принципы и возникающие нюансы.

    Требования к документу

    Действующим законодательством не предусмотрено утвержденной формы служебной записки.Поэтому руководители организаций и предприятий обязаны разработать собственную форму данного документа.Сотрудники должны лишь заполнять представленный документ от руки на предварительно выданном бланке.

    Форма и структура

    Как написать служебную записку? Бланк может быть представлен на обычном листе формата А4.Рассмотрим, какую же форму и структуру должен иметь данный документ:

  • В правом верхнем углу указывается ФИО руководителя организации в дательном падеже. Чуть ниже – ФИО руководителя структурного подразделения (в случае наличия). Здесь же прописывается ФИО сотрудника, составляющего служебную записку.
  • В центре бланка указывается наименование документа и его содержание. Сотруднику необходимо в свободной форме изложить текст обращения к руководителю. Обязательно должны быть указаны: дата отъезда и приезда; цель командировки; наименование, марка, модель и регистрационный номер транспортного средства (если поездка осуществлялась на личном, служебном или арендованном транспорте).
  • В самом низу бланка — описание прилагаемых документов.
  • Дата составления документа и подпись сотрудника с расшифровкой.
  • Как оплатить проживание в командировке без документов? Узнайте тут.

    Образец заполнения (пример)

    Для наглядного представления того, как должна выглядеть служебная записка, можно ознакомиться с примером:Скачать бланк служебной записки на командировку (образец 2018) можно здесь:

    Кто подписывает и согласовывает?

    Подписывать служебную записку уполномочен руководитель предприятия или организации, в которой работает командированный сотрудник.Перед подписанием документ должен пройти согласование в бухгалтерии организации.Все расходы, понесенные сотрудником во время поездки, должны быть задокументированы в бухгалтерии для последующей налоговой отчетности и компенсации понесенных расходов работнику.

    Сроки сдачи

    В пункте 7 Положения № 749 говорится о том, что служебная записка должна быть предоставлена сразу после возвращения из служебной поездки.Каких-либо нормативных сроков не предусмотрено.Таким образом, сотрудник организации обязан составить и предоставить заполненный документ как можно раньше.

    Сопроводительные документы

    Вместе со служебной запиской работник предприятия обязан предоставить следующие сопроводительные документы:

  • подтверждающие документы о понесенных расходах во время командировки на аренду жилого помещения, затрат на топливо и амортизацию;
  • прочую документацию, прямо или косвенно свидетельствующую об издержках.
  • Если же работник не обладает такими документами, следует сдать служебную записку, в которой будет указано подтверждение от принимающей стороны о времени приезда и отъезда.При составлении служебной записки необходимо учитывать некоторые нюансы, которые возникают при различных обстоятельствах. Рассмотрим более подробно часто встречающиеся из них.Пункт 15 Положения № 749 утратил свою силу, следовательно, при направлении сотрудника в командировку за границу не требуется оформление командировочных удостоверений.Подтверждающим документом о прибытии и убытии сотрудника в место назначения, а также о понесенных расходах все также является служебная записка.Составление служебной записки при командировке за границу не отличается от такового при поездке в пределах территории РФ.Однако компенсация понесенных расходов, указанных в служебной записке, будет осуществляться в иностранной валюте согласно ФЗ “О валютном регулировании и валютном контроле”.Основанием для выплаты суточных и прочих расходов в иностранной валюте будет являться отметка в паспорте сотрудника пограничными органами.Копию паспорта необходимо приложить в качестве сопровождающего документа к служебной записке.Если же командировка планируется на территории государств, являющихся участниками Содружества Независимых Государств, дата пересечения границы будет определяться по соответствующим проездным билетам или отметкам в путевом листе (в случае осуществления поездки на личном, арендованном или служебном автотранспорте).

    Поездка на служебном автомобиле/личном транспорте

    При поездке на служебном или личном автотранспорте сотрудник должен приложить к служебной записке следующую документацию:

  • путевой лист;
  • чеки, квитанции и прочие подтверждающие документы о расходах;
  • документы, которые подтверждают поездку по маршрутной линии к месту назначения.
  • Поскольку директор является сотрудником предприятия или организации, на него распространяются все правила и положения законов и нормативно-правовых актов, касающихся обычных работников.В пункте 7 Положения № 749 нет каких-либо исключений из этого правила.Однако Роструд имеет несколько иную позицию по данному вопросу – там считают, что руководителю необязательно составлять служебную записку, так как им все равно будут подписаны приказы о командировке, ее переносе или продлении.По сути, записка будет дублировать приказ.Для исключения недоразумений рекомендуется внесение в соответствующие локальные акты организации положения о необязательности предоставления директором служебной записки при поездке в командировку.Как оформить приказ на командировку директора? Узнайте тут.Как оплачивается командировка совместителя в выходной день? Смотрите здесь.

    Поездка в выходной день

    При составлении служебной записки не требуется производить расшифровку специфики дней – рабочих или выходных.Основанием для расчета выплат, исходя из выходных или рабочих дней, является табель учета рабочего времени.Таким образом, служебная записка при командировке в выходной день составляется обычным образом.

    Командировка предпринимателя

Источник: https://gsk-rada.ru/5018-sluzhebnaja-zapiska-komandirovka-prozh/

Оформление командировки в 2019 году: пошаговая инструкция, заполнить документы онлайн

Служебная записка на командировку если нет документов на проживание

Мы разработали пошаговую инструкцию для оформления командировки в 2019 году. В статье есть образцы и бланки всех документов для отправки работника в командировку.

Бланк приказа о направлении в командировку одного сотрудника

Бланк приказа о направлении в командировку двух и более сотрудников

Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году

Командировочное удостоверение в 2019 году не действуют, на самом деле отмена произошла еще в 2015 году, когда постановлением Правительства РФ № 1595 внесли изменения в п. 7 постановления Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», заменив требование об оформлении командировочного удостоверения условием о том, что фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.

Этим же постановлением полностью исключили и п. 6, тем самым сняв обязательство работодателя оформлять служебное задание для описания цели командирования сотрудника.

Вместе с тем, право выписывать командировочные листы никто не отнимал. Если работодатель решает именно таким документом подкреплять факт служебной поездки сотрудника, то бланк организация или предприниматель может разработать самостоятельно, а может взять за основу прежнюю форму Т-10.

Какие правила оформления командировок в 2019 году для внутренних и зарубежных поездок в части суточных

Суточные могут быть установлены любые, в т. ч. внутренним нормативным актам можно предусмотреть разный размер суточных для разных должностей, а также для разных мест командирования.

Но при этом согласно норм ст. 217 НК РФ есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов. Эти величины составляют 700 руб. для служебных поездок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок. Как начислить взносы со сверхлимитных суточных, информация в статье “Стало ясно, в какой момент начислять взносы с суточных”.

С 1 января перечень документов для документов командировки изменился. Полный список смотрите в статье журнала “Упрощенка”.

Документы на командировку

Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

Вести документы для командировки бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Бухсофт. Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и  готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Перейти в программу

О том, как отправить сотрудника в командировку в 2019 году по России, расскажет небольшая шпаргалка в таблице:

Основание для отправки в командировкуПисьменное распоряжение руководителя
Дата начала командировкиДата отъезда, подтверждаемая проездными документами или служебной запиской.
Дата окончания командировкиДата приезда, подтверждаемая служебной запиской или проездными документами.
Размер суточных700 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
Основание для начисления командировочных расходовАвансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка

Загранкомандировки в 2019 году : оформляем и оплачиваем

Для загранкомандировки шпаргалка такая:

Дата начала загранкомандировкиДата штампа о пересечении границы РФ (если командировка в страны, которые по условиям межправительственных отношений такой штамп не ставят, то дата определяется по проездным документам).
Дата окончания загранкомандировкиДата, предшествующая дате штампа о пересечении границы (или аналогично – дате, определяемой по проездным документам). Суточные за день въезда начисляются по нормам для России.
Размер суточных2 500 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
Основание для начисления командировочных расходовАвансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка (есть две противоположные позиции Минфина и ФНС относительно необходимости перевода проездных документов и документов о проживании  в зарубежных командировках, во избежание споров лучше сделать построчный перевод таких документов).

Как оформить по шагам

Шаг 1. Оформите приказ на командировку по организации или ИП. Это может быть приказ по форме № Т- 9а или разработанный компанией самостоятельно. В документе указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки. 

Шаг 2. Выдайте суточные. 

Шаг 3. Факт отъезда зафиксируйте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. Количество отработанных часов указывать не нужно. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ. 

Шаг 4. После возвращения работника получите с него авансовый отчет (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки. К документу прилагаются все подверждающие документы (чеки, квитанции с гостиниц и др.).

Образцы основных документов для оформления командировки

Отчет по командировке в 2019 году для бухгалтерии должен содержать:

  • авансовый отчет;
  • документы, подтверждающие расходы на проживание;
  • документы, подтверждающие расходы на проезд;
  • иные документы, подтверждающие согласованные расходы (например, билет на выставку, целью которой и являлась командировка и т. п.).

В связи с отменой командировочных удостоверений для командировок оформляются такие документы:

1. Письменное распоряжение руководителя. Это может быть приказ по форме Т-9, но может быть и документ в произвольной форме. У нас вы можете скачать бланк приказа как для одного сотрудника, так и для нескольких.

Бланк приказа о направлении в командировку одного сотрудника

Бланк приказа о направлении в командировку двух и более сотрудников

2. В зависимости от установленной на предприятии процедуры может быть оформлено и командировочное удостоверение. У нас вы можете скачать его бланк, а также образец заполнения.

Бланк командировочного удостоверения

Образец заполнения командировочного удостоверения

3. Для подтверждения нахождения в командировке используются проездные документы, документы об оплате проживания или при отсутствии таковых, оформляется служебная записка. У нас на сайте вы можете скачать образец такой служебной записки.

Образец служебной записки

4. По завершении командировки составьте авансовый отчет.

Особенности оформления командировки генерального директора

Для генерального директора не предусмотрено никаких исключений. Оформление его служебной поездки оформляется по общим правилам. Соответственно и то, как отчитываться за командировку в 2019 году, не зависит от должности командируемого лица.

Единственная разница – внутренним нормативным актом организация может установить повышенные суточные директору предприятия, но вопрос налогообложения суточных при этом не изменится – вся сумма сверх нормы будет базой для расчета НДФЛ.

Особенности оформления однодневной командировки

Документальное оформление командировки в 2019 году, если она имела продолжительность всего один день, имеет одну особенность, связанную с начислением суточных.

Для однодневной деловой поездки без пересечения границы РФ суточные не предусмотрены. Для служебной поездки длительностью в один день заграницу предусмотрены суточные в пределах 50% от нормы (п. 20 постановления № 749).

Напомним, что размер суточных работодатель может установить любой на свое усмотрение, но если эти суточные превышают норму, то с них придется уплатить НДФЛ.

В остальном требования по составу документов идентичны командировке нормальной продолжительности.

Если командировка на своей машине, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Для командировки 2019 года новые правила учета подразумевают возможность подтвердить поездку без проездных документов служебной запиской с приложенными чеками на бензин, например.

Если нет и чеков на бензин, то для определения сроков командировки опираются на документы о проживании или только на информацию, полученную из служебной записки сотрудника.

В этом случае сроки не могут выходить за пределы первоначально указанным в распоряжении руководителя.

Если командировка на служебном автомобиле, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Если поездка осуществляется на служебном автомобиле, то ситуация проще, чем с личным транспортом. На служебный автомобиль в обязательном порядке оформляется путевой лист, который содержит даты начала и окончания поездки. С 15 декабря в путевых листах стало больше обязательных реквизитов, подробности в статье “Обновите формы путевых листов”.

Порядок оформления командировки в 2019 году

Порядок, предусмотренный при направлении сотрудника в служебную поездку, регулируется уже упомянутом постановлении № 749.

Кроме того, порядок выплаты суточных и иных возмещений расходов, связанных с командировкой, установлен в ст. 168 ТК РФ. Как уже было отмечено выше, организация или предприниматель вправе оформлять командировочное удостоверение, как и прежде до 2015 года.

Бухучет командировочных расходов в 2019 году

Получив подтверждение командировочных расходов в 2019 году, бухгалтер сделает такие проводки:

  • Дт 20, 23, 26, 44 и иные счета учета затрат Кт 71 – отражаются все расходы, включая суточные;
  • Дт 71 Кт 50 – выдан перерасход по авансовому отчету;
  • Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетной суммы;
  • Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суточных сверх нормы (удержание будет происходить из ближайшей заработной платы, начисленной этому сотруднику). 

Сэкономьте 5 000 рублей при подписке на “Упрощенку”. Оплатите счет со скидкой 30%. Или оплатите картой у нас на сайте

Скачать счет

Источник: https://www.26-2.ru/art/351894-oformlenie-komandirovkii

Служебные записки на командировку. Примеры и образцы

Служебная записка на командировку если нет документов на проживание

Служебная записка на командировку – документ, используемый для удостоверения факта пребывания работника по месту работы, дата его отъезда и приезда. Документ необходим в следующих случаях:

  • у сотрудника нет других документов, которые могли бы подтвердить факт его приезда по месту командировки и проживание;
  • работник прибывает по месту командировки на служебном, личном или арендованном автомобиле (или другом транспортом средстве).

Когда нужна служебная записка?

Документ о командировке используется в качестве основания для начисления суточных, основываясь на точном времени пребывания сотрудника по месту работы.

Также служебная записка подтверждает расходы во время такой поездки, обычно это траты на питание, проживание и передвижение (транспорт или ГСМ).

Докладная записки о командировании, согласно Постановлению № 1595, заменяет следующие документы:

  • служебное задание;
  • командировочное удостоверение (уже не используется);
  • отчетные документы о выполнении служебных целей и задач.

В зависимости от ситуации, могут использоваться СЗ следующих видов: о направлении на поездку, продлении или отмене командировки. Для заполнения каждого из этих видов используются определенные правила и специальные бланки.

Виды служебных записок и особенности их заполнения

Служебная записка обычно заполняется после возвращения сотрудника из командировки или при ее отмене. Очень важно правильно заполнять документ, так как он используется бухгалтерией для начисления командировочных и подтверждения понесенных во время поездки трат.

Для заполнения используется образец служебной записки на командировку, все записи делаются только от руки. Сам документ формата А4 должен иметь такую структуру:

  1. Вверху в правом углу указываются данные лица, ком адресована записка, и наименование организации, должность.
  2. Ниже указывается, от кого подается записка, указываются личные данные командируемого, его должность.
  3. Ниже пишется «Служебная записка», точка не ставится.
  4. Под названием документа подробно описаются цель командировки, срок поездки и возвращения, упоминание о том, использовался ли личных или служебный транспорт. Если поездка была совершена на автомобиле, необходимо указать номер регистрации, информацию о водителе, расходе ГСМ.
  5. При необходимости к документу заполняется приложение, в котором указываются наличие путевого листа, квитанции на заправку и об оплате временного жилья, кассовые чеки, отчеты о работе и другое. Все это необходимо для начислений средств за понесенные затраты.
  6. Ставится число и личная подпись работника.

Служебная записка подается на имя руководителя, который и подписывает ее перед передачей в бухгалтерию.

Отмена командировки

В некоторых случаях командировка может быть отменена, основными причинами этого являются:

  • объективные, которые от сотрудника не зависят, например, перенос поездки на другую дату по просьбе партнеров, из-за стихийного бедствия, отсутствия договоренности с партнерами;
  • субъективные, зависящие о командированного, в том числе, по болезни сотрудника, семейным обстоятельствам.

В данном случае необходимо издание приказа об отмене поездки и обоснование причины. В зависимости от причины отмены служебная записка оформляется руководителем, сотрудником или другим ответственным лицом.

Образец заполнения мало отличается от заполнения обычной служебной записки:

  • указывается лицо, которому адресуется докладная (директор, руководитель отдела и прочие);
  • лицо, составляющее записку (ФИО, должность);
  • кратко описывание причинами отмена с указанием номера приказа и ФИО сотрудника, который должен был выехать в командировку;
  • внизу ставится подпись и дата.

Направление на командировку

Направление на командировку представляет собой документ, оформляемый по приказу руководителя. В такой служебной записке указываются сроки и цели командировки, условия пребывания на месте.

Документ составляется только при наличии приказа, в нем должны быть указаны цели и задачи, которые должны быть выполнены работником, условия его проживания на месте.

При необходимости поездки на служебном или личном транспорте, это также отражается в служебной записке.

Продление сроков командировки

В рамках выполнения служебных обязанностей или по объективным причинам может возникнуть необходимость в продлении сроков командировки. В зависимости от обстоятельств для этого требуется подача служебной записки руководителю или издание соответствующим образом составленного приказа.

В служебной записке необходимо указать причины продления, условия проживания работника на месте, точные сроки окончания командировки. Необходимо полное обоснование продления, чтобы бухгалтерией были согласованы расходы и выплаты работнику после его возвращения.

Источник: https://likbiz.su/sluzhebnye-zapiski-na-komandirovku-primery-i-obraztsy/

Абсолютное право
Добавить комментарий